Booking Note là gì? Tại sao thuật ngữ này thường xuất hiện trong lĩnh vực xuất hập khẩu? Vai trò của Booking Note đối với chủ hàng và đơn vị vận chuyển thế nào?
Sau đây hãy cùng Epacket Việt Nam tìm hiểu chi tiết các thuật ngữ trên qua nội dung sau đây nhé!
Booking note là gì?
Booking Note còn được biết tới là thỏa thuận lưu khoang. Đây là chứng từ thể hiện việc chủ hàng đặt chỗ với hãng tàu để vận chuyển hàng hoá. Thông thường, chủ hàng thường thực hiện việc booking qua các forwarder hay công ty logistics, hoặc cũng có thể lấy trực tiếp từ hãng tàu, hãng hàng không (không nhiều).
Thực tế có thể trong cuộc sống hàng ngày, bạn cũng đã gặp từ booking ở nhiều nơi, thậm chí đã sử dụng từ này thành thói quen. Chẳng hạn, khi bạn đặt vé máy bay bạn gọi là book vé, bạn đặt bàn ăn tại nhà hàng bạn gọi là book bàn,..v.v
- Booking: Là thao tác đặt chỗ mà chủ hàng sẽ là người đứng ra đặt chỗ với các hãng tàu, đây sẽ là cách giúp chủ hàng có thể giữ được một vị trí cho hàng hóa của mình khi gửi hàng bằng tàu vận chuyển. Thông thường quá trình booking sẽ được Forwarder đảm nhận, thông qua việc họ liên lạc và lấy thông tin trực tiếp từ các hãng tàu hoặc airline. Việc booking không quá khó khi thực hiện, tuy nhiên để tìm được tàu phù hợp và book tàu đúng thời điểm bạn cần thì điều bạn cần làm là phải tìm hiểu trước khi book. Do đó, mà hầu hết các nhà xuất khẩu sẽ giao công việc này cho một Forwarder để thuận tiện hơn trong quá trình thực hiện booking.
- Note: Chính là việc ghi chút một điều gì đó.
Được hiểu một cách đơn giản là việc ghi chép lại việc đặt chỗ hãng tàu của chủ hàng để vận chuyển hàng hóa. Booking note còn được hiểu là Việc lưu khoang/Giấy lưu cước.
Khi doanh nghiệp thực hiện thuê tàu để vận chuyển hàng hóa thì quá trình thuê này còn được gọi là lưu khoang. Sau đó chủ hàng và người đại diện từ phía hãng tài sẽ làm việc cùng nhau để lập một đơn lưu khoang còn được gọi là Booking note để giữ chỗ trên tàu.
Trên Booking Note có nội dung gì?
Trong thực tế trên chứng từ Booking Note sẽ gồm các thông tin như:
- Số booking (Booking no)
- Tên tàu, số chuyến (vessel, voy no)
- Dự kiến thời gian tàu chạy, tàu đến (ETD, ETA)
- Thông tin số lượng và chủng loại container, khối lượng hàng dự kiến, thông tin loại hàng hóa
- Tên cảng xếp, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải (nếu có)
- Địa điểm lấy vỏ container rỗng, địa điểm hạ container hàng (với hàng FCL),
- Địa điểm kho đóng hàng, và thời hạn đóng hàng (với hàng LCL)
- Closing time, VGM cut-off time, Shipping Instruction cut-off time
- Thông tin người liên hệ của hãng vận chuyển
Các khái niệm trên Booking Note
Giải thích một số khái niệm trên Booking Note có:
- Giờ cắt máng: Hay còn gọi là closing time, là thời hạn cuối cùng bạn phải bàn giao hàng cho cảng để cảng xếp lên tàu. Quá thời hạn trên thì sẽ phải đi chuyến sau, còn gọi là “rớt tàu”. Tuy nhiên vẫn có thể có một số ngoại lệ, đó là giao hàng trễ hơn khoảng vài giờ so với closing time, đó là do các forwarder xin được hãng tàu đồng ý cho chậm trễ một chút, bởi họ thường có mối quan hệ tốt với hãng tàu.
- VGM cut-off time: Xuất phát từ công ước SOLAS, yêu cầu hàng hóa trước khi xếp lên tàu phải có xác nhận về khối lượng, trong 1 chứng từ gọi là Phiếu VGM. Do vậy, hàng hóa muốn được lên bắt buộc phải trình một phiếu VGM này trước một thời điểm cụ thể nào đó, được gọi là VGM cut-off time (Verified Gross Mass cut-off time). Nôm na là như vậy.
- Shipping Instruction cut-off time (thời hạn nhận hướng dẫn vận chuyển): Shipping Instruction thường được gọi tắt là SI, hãng tàu sẽ yêu cầu shipper gửi SI để dựa vào đó mà phát hành vận đơn (bill of lading). Nếu SI phát hành muộn thì shipper có thể sẽ bị hãng tàu phạt hoặc bị rớt hàng do hãng tàu không phát hành được bill of lading.
Cách khai Booking Note trên phần mềm hải quan
Với hàng xuất khẩu bộ chứng từ khai báo hải quan sẽ bao gồm: Hóa đơn thương mại (Commercial invoice); phiếu đóng gói hàng hóa (packing list); Booking note; thông tin về số container/ số seal và những chứng từ kiểm tra chuyên nghành khác.
Khi khai thông có trong booking trên phần mềm khai báo cần căn cứ vào phát sinh thực tế của đơn hàng, nếu không có phát sinh đột xuất thì thông tin trên booking note sẽ được dùng trong truyền tờ khai hải quan bao gồm:
- Tên tàu/ số chuyển: (vessel/ voyage)
- Ngày hàng đi dự kiến: E.T.D
- Cảng bốc hàng: POL (port of loading)
- Cảng dỡ hàng: POD (port of discharge)
- Số lượng hàng booking
Cần lưu ý: Nếu trong booking có thông tin xuất hiện của 2 phương tiện vận tải thì cần lấy theo thông tin con tàu thực tế mang hàng đi ra khỏi Việt Nam
Ví dụ:
- Tàu thứ 1: Nhận hàng tại Cat Lai – Trở qua Cái Mep là A. Từ A sẽ trở hàng tới cảng Cái Mép sau đó con tàu B nhận hàng từ Cái Mép- Đi Nansah, ChiNa.
- Vậy cần khai: Tên tàu số chuyển là con tàu B. ngày E.T.D theo ngày tàu B chạy.
Các bước lấy Booking Note từ các hãng tàu
Quá trình lấy Booking note có thể tự mình thực hiện hoặc thông qua forwarder. Thông thường cách làm phổ biến và được nhiều doanh nghiệp áp dụng là thực Booking note thông qua forwarder.
Do đó quy trình lấy Booking note từ phía chủ hàng sẽ được thực hiện như sau:
Bước 1: Liên hệ Forwarder
Sau khi chủ hàng đã chuẩn bị đầy đủ hàng hóa để xuất khẩu, chủ hàng sẽ trực tiếp liên hệ với các forwarder để thực hiện quy trình booking tàu cho hàng hóa của mình.
Khi liên hệ, chủ hàng phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết bao gồm: cảng đi, cảng đến, số lượng, loại cont, ngày dự định đi, yêu cầu về chỗ cấp cont, rỗng – hạ cont, về free time cảng đi cảng đến… các thông tin này sẽ giúp cho quá trình booking được dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Sau khi có đầy đủ các thông tin cần thiết forwarder sẽ liên hệ với các hãng tàu để lựa chọn chuyến tàu phù hợp đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Khi chọn được tàu đơn vị sẽ liên hệ với bên hãng tàu và bên khách hàng để thống nhất mức giá cước và thực hiện gửi booking request đến các hãng tàu để đặt chỗ.
Bước 2: Nhận lệnh cấp từ hãng tàu
Khi nhận được thông tin booking request hãng tàu sẽ tiến hành kiểm tra, nếu thấy chỗ đặt nào phù hợp với yêu cầu thì sẽ thực hiện cấp booking và gửi booking confirmation và packing list theo form của hãng. Đây cũng chính là lệnh cấp container rỗng của hãng tàu đó.
Thông tin có trên Lệnh cấp container rỗng bao gồm: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng (port of delivery), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (closing time), cảng chuyển tải (port of discharge (nếu có)), …
Bước 3: Chuẩn bị hàng để gửi
Qua forwarder khách hàng sẽ nhận được thông tin và chuẩn bị hàng để đóng và làm các thủ tục hải quan cần thiết. Lúc này nhân viên sẽ nhận được lệnh và cấp container rỗng theo lệnh để đi đóng hàng.
Lấy Booking note cần lưu ý gì?
Một số lưu ý khi lấy Booking note mà bạn cần quan tâm, cụ thể:
- Ngay khi có dự định lập booking, bạn cần chắc chắn rằng hàng hóa mình chuẩn bị đã đầy đủ và chỉ chờ container rỗng đến để thực hiện đóng hàng và kéo đi.
- Cần chủ động nắm rõ giờ tàu chạy để hoàn thành các thủ tục cần thiết khi xuất khẩu và bố trí sao cho hàng lên tàu sớm nhất có thể.
- Để có thể chủ động hơn trong việc book tàu bạn cần tìm một forwarder để thực hiện công việc Booking note, bởi họ là những người thông thạo trong việc này vì thế sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn tàu phù hợp và book đúng thời điểm nhất.
- Tìm kiếm những đơn vị cung cấp vận chuyển uy tín, chuyên nghiệp, đáng tin cậy
Phân biệt Booking Note và Booking Confirmation
Việc xác nhận Booking note của shipper (hãng tàu) theo kế hoạch đặt chỗ với chủ hàng chính là Booking Confirmation.
Mỗi hãng vận chuyển có một mẫu Booking Confirmation khác nhau, nhưng bạn phải tuân theo quy tắc là lặp lại các thông tin sau trong Booking note bao gồm:
- Tên của hãng tàu, tên tàu, số chuyến vận chuyển, ký hiệu, ETD, giờ cát máng…
- Số lượng hàng hóa trên tàu, trọng lượng xếp hàng, số lượng container rỗng đã đóng gói, thời gian DET/ DEM, số điện thoại liên lạc …
Trên đây là thông tin về Booking Note là gì? do Epacket Việt Nam đã tổng hợp và gửi tới các bạn. Hy vọng qua nội dung trên sẽ giúp bạn vận chuyển hàng hóa nhanh chóng hơn
Nếu quan tâm tới các thông tin khác về lĩnh vực Logistics thì hãy đón đọc bài viết mới nhất của chúng tôi nhé!
