SI là một thuật ngữ rất quen thuộc nếu các bạn đang làm trong ngành xuất nhập khẩu, SI liên quan trực tiếp đến việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và được quy định khá rõ ràng.
Vì vậy, ở bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ chi tiết Shipping Instruction – SI trong xuất nhập khẩu là gì? Cách lập SI như thế nào?
Hãy theo dõi bài viết của Epacket Việt Nam để biết thêm nhiều thông tin ngay nào.
SI trong xuất nhập khẩu là gì?
SI là tên viết tắt của cụm từ Shipping instruction là thông tin hướng dẫn vận chuyển/giao hàng của nhà xuất khẩu/Shipper đến đại lý vận tải. Đảm bảo hàng được chuyển theo đúng yêu cầu của chủ hàng.
Hạn chế tối đa những sai lầm thường gặp trên chứng từ khác, việc chuyển các thông tin hướng dẫn về việc vận chuyển và giao hàng hóa của nhà xuất khẩu (shipper) đến cho công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa nhằm mục đích đảm bảo rằng người giao hàng của công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa dựa theo đúng các yêu cầu của người gửi hàng (chủ hàng – shipper) và đặc biệt chính là vận đơn vận chuyển qua đường biển bill of lading.
Bình thường thì shipping instruction (SI) sẽ được người gửi hàng (shipper) gửi đến cho công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa để cho họ có thể hoàn thành vận đơn bill of lading – một trong những chứng từ vận tải rất quan trọng – Người ta thường gọi shipping instruction (SI) là mẫu hướng dẫn giao nhận hàng hóa.
Ai là người chịu trách nhiệm khai báo SI?
Những đối tượng liên quan đến việc submit SI bao gồm doanh nghiệp giao nhận, vận tải và nhà xuất khẩu. Các doanh nghiệp vận chuyển được thuê và họ có trách nhiệm, nghĩa vụ thực hiện công việc vận đơn, và chính họ cũng là người đứng ra yêu cầu các nhà xuất khẩu phải thực hiện khai báo SI.
Quy trình chi tiết bạn có thể hiểu như vậy:
Nếu Seller đi trực tiếp qua hãng tàu thì người khai SI là Seller
Nếu Seller đi qua đại lý là các công ty dịch vụ logisitcs thì SI sẽ gửi từ Seller qua Đại lý . Đại lý dựa vào SI của Seller gửi để làm SI gửi hãng tàu.
Tại sao phải submit SI (Shipping instruction)?
Bạn có thể hiểu như vậy, quá trình đặt chỗ là việc booking nhưng hãng tàu chưa biết rõ về hàng hóa và mong muốn của khách hàng có gì phát sinh thêm ngoài những dịch vụ họ cung cấp không.
Đồng thời khách hàng cũng phải cung cấp các thông tin liên quan tới hàng hóa để hãng vận tải biết điều này là bắt buộc để tránh việc phát sinh những sai khác trong vận tải các bên sẽ không có căn cứ quy trách nhiệm.
Vì SI cung cấp thông tin về việc vận chuyển hàng hóa nên nó giúp đảm bảo người giao nhận vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của người gửi hàng, thống nhất các thông tin liên quan đến các chứng từ, thủ tục.
Thông thường, SI sẽ được phía xuất khẩu gửi cho FWD (các đại lý giao nhận/ nhà khai thác vận tải) hoặc các hãng tàu để họ lên bản nháp của chứng từ. Sau đó, BL nhà xuất khẩu gửi đến cho khách hàng kiểm tra bản nháp và xác nhận lại thông tin đã có trên BL (Bill of Lading).
Nên đã xác định làm hàng xuất thì hàng cont hay hàng lẻ thì chúng ta đều phải submit SI.
Các thông tin cần phải có trong SI gồm:
- Ngày, tháng, số booking (mã đặt hàng ): đây là thông tin bắt buộc phải có để có thể phân biệt với các đơn đặt hàng của các chủ hàng. Đảm bảo hàng đi đúng tiến độ khi tới hạn giao hàng.
- Tên của hãng tàu, công ty vận chuyển hoặc là tên chuyến bay tùy thuộc vào vận chuyển bằng con đường nào và ai vận chuyển.
- Tên của người gửi hàng (chủ hàng hóa – shipper)
- Tên của người nhận hàng thực thụ (consignee)
- Thông tin về hàng hóa: tên hàng hóa, số lượng, khối lượng, tính chất của hàng hóa ( ví dụ như hàng dễ vỡ, hàng đông lạnh ), thể tích hàng dạn lỏng như: xăng, dầu .
- Loại bao bì đóng gói, kích thước – kích cỡ thùng hàng, có thể yêu cầu kích thước cũng như số lượng của vỏ container rỗng để chở hàng hóa của mình. Trọng lượng tịnh cùng với phiếu VGM, CBM.
- Thông tin về cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng. (Port of Loading – Port of discharge)
- Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng.
- Phương thức thanh toán áp dụng trong giao dịch.
- Các hồ sơ bổ sung thêm nếu có yêu cầu khác nữa.
Shipping Instruction do ai khai báo?
Đối với việc thực hiện khai báo SI thì sẽ do chủ hàng và doanh nghiệp nhận vận chuyển hàng hóa đó. Các đơn vị vận chuyển khi nhận vận chuyển số hàng đó sẽ có nghĩa vụ và trách nhiệm yêu cầu chủ hàng phải thực hiện khai báo SI.
Bởi họ chính là những người vận chuyển trực tiếp số hàng đó.
Khi đó các doanh nghiệp vận chuyển cần liên hệ trực tiếp với chủ hàng. Yêu cầu chủ hàng xuất gửi SI cho họ. Từ đó sẽ đảm bảo cho việc vận chuyển được theo đúng lộ trình kế hoạch
Lưu ý: Trong trường hợp SI của bên chủ hàng gửi chậm, muộn hoặc quá thời gian cho phép (Closing Time) thì các doanh nghiệp vận chuyển có thể bị phạt hành chính. Nặng hơn là sẽ bị giữ hàng và không gửi được hàng. Vì vậy để tránh xảy ra tình trạng này thì cả chủ hàng và đơn vị vận chuyển đều có trách nhiệm trong việc xác minh SI
Cách khai báo SI trong xuất nhập khẩu là gì
Để khai báo SI thông thường có hai cách phổ biến như sau: Khai báo qua email hoặc khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu mà mình vận chuyển.
Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu
Đây là cách thông dụng cho việc submit thông tin SI hiện nay. Một vài hãng tàu cho phép chúng ta sửa chữa linh hoạt thông tin sau khi đã hoàn thành SI trên web, điều đó sẽ tiết kiệm được thời gian thay vì khi sử dụng qua email.
Nhưng ngược lại có nhược điểm rằng, nếu mạng kết nối hoặc lỗi website bảo trì từ hãng tàu thì điều này sẽ làm trễ thời gian submit SI, khi đó chúng ta lại mất thời gian để gửi kiểm tra hoặc gửi thông tin SI qua email.
Một vài hãng tàu nếu submit thông tin SI này qua email thay vì hệ thống, có thể bị phạt tiền submit bill cao hơn so với submit trên hệ thống.
Khai báo qua email
- Đối với shipper: sẽ gửi thông tin SI tới hãng tàu (đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email) hoặc fowarder nếu sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải.
- Đối với forwarder: sau khi nhận thông tin từ shipper thì họ sẽ gửi thông tin tới hãng tàu để làm bill (đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email)
Nhìn chung để thuận lợi cho việc gửi thông tin khi không thể gửi SI trực tiếp bằng văn bản, hơn nữa việc gửi SI như thể cũng không đảm bảo về thời gian cho nên hai cách thức trên khá tiết kiệm về mặt thời gian và cũng thuận lợi cho công việc khai báo.
Chính vì thế, công việc của nhà xuất khẩu là khai báo các thông tin trên SI rõ ràng, chính xác để công ty vận chuyển có thể từ các thông tin này mà làm các chứng từ có liên quan cho hợp lệ, không có sự sai sót.
Thời gian submit Shipping Instruction (SI)
SI phải được gửi tới người vận chuyển/Forwarder trước thời hạn Cut Off SI quy định trên Booking Note.
Chẳng hạn như trong hình dưới đây, thời hạn gửi SI được quy định cho từng tuyến khác nhau: Nhật, Mỹ, Ấn Độ, Trung Quốc…
Thời gian gửi SI không tình thứ bảy, chủ nhật
- Hàng direct đi Nhật: chậm nhất lúc 11h30 của ngày trước ETD 2 ngày
- Hàng direct đi Mỹ, Ấn Độ: chậm nhất lúc 11h30 của ngày trước ETD 3 ngày
- Hàng direct đi Trung Quốc: chậm nhất lúc 17h của ngày trước ETD 4 ngày
- Các cảng còn lại: chậm nhất lúc 17h của ngày trước ETD 2 ngày
Sau thời gian này, nếu SI chưa được gửi, shipper có thể bị phạt tiền hoặc hàng có thể bị rớt tàu do người vận chuyển/forwarder không nhận được thông tin hàng, không phát hành được bill.
Điều gì xảy ra nếu Submit SI muộn
Nếu trường hợp SI bị bên nhà xuất khẩu gửi chậm, muộn, quá thời gian cho phép thì các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển có thể sẽ bị phạt hành chính, thậm chí bị giữ hàng không lên tàu được. Như vậy, ta có thể thấy tầm quan trọng trọng việc submit SI đúng hạn là cực kỳ quan trọng
Hy vọng bài viết đã có thể giúp ích thật nhiều cho các bạn đang tự học xuất nhập khẩu muốn tìm hiểu những kiến thức nhập môn cơ bản.
Shipping Instruction có thể bị từ chối không?
Câu trả lời là Có thể – SI có thể bị từ chối, với lý do hàng hóa bị cấm hay những lý do hợp lý khác theo Quy định của hãng tàu.
Vì vậy nên để tránh tình trạng đó xảy ra, chủ hàng cần tìm hiểu trước loại hàng hóa mà mỗi hãng tàu từ chối vận chuyển, yếu tố địa phương… Việc này sẽ giúp chủ hàng tránh trục trặc và những khoản chi phí phát sinh không đáng có.
Như vậy qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ khái niệm Shipping Instruction – SI trong xuất nhập khẩu là gì, có những nội dung gì, và những lưu ý liên quan. Mong rằng thông tin được đề cập trong bài viết trên giúp ích cho các bạn. Cám ơn bạn đã đọc bài viết của Epacket Việt Nam chúng tôi!
