ERP là gì? Phần mềm ERP tại sao nên được doanh nghiệp sử dụng? Hệ thống ERP System có vai trò thế nào? Đây là những khái niệm và câu hỏi thường gặp trong hoạt động quản lý điều hành doanh nghiệp.
Vậy khi sử dụng hệ thống ERP sẽ mang lại lợi ích gì? Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm Enterprise Resource Planning? Hãy cùng Epacket Việt Nam tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!
Hệ thống ERP là gì?
ERP là từ viết tắt của Enterprise Resource Planning, đây là hệ thống giúp hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Đơn giản hơn, ERP dùng để quản lý tất cả hoạt động của tổ chức hay doanh nghiệp.
Để giải nghĩa chi tiết hệ thống ERP thì trước tiên chúng ta cần phải hiểu rõ ý nghĩa của từng khái niệm bao hàm trong nó. Cụ thể, ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning.
Trong đó:
- Enterprise (doanh nghiệp): Ở đây là chủ thể sử dụng hệ thống phần mềm để sử dụng nguồn tài nguyên và vận hành nó một cách tốt nhất.
- Resource (nguồn lực): Chỉ những tài nguyên có sẵn trong doanh nghiệp. Đây là tài sản tồn tại trong/ liên quan đến công ty hay những giá trị được tạo ra hàng ngày, có thể kể đến như: con người, thiết bị, phần mềm, máy móc,…
- Planning (hoạch định): Là khả năng xác định mục tiêu và lập kế hoạch cho các nguồn lực (thời gian, nhân lực, thiết bị máy móc,…) để thực hiện mục tiêu đó, giúp cho doanh nghiệp vận hành trơn tru, hiệu quả hơn.
Như vậy, hiểu một cách đơn giản thì phần mềm ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Cách thức hoạt động của hệ thống ERP đó là cho phép tất cả nhân sự trong một tổ chức làm việc trên cùng một hệ thống (all-in-one) và chung một nguồn dữ liệu, thay vì làm việc trên các phần mềm riêng lẻ và dữ liệu độc lập như trước đây.
Phần mềm quản lý ERP tạo nên sự đồng bộ trong tất cả các dữ liệu của doanh nghiệp, giúp các phòng ban hoạt động thông suốt với nhau, đảm bảo tính liên kết chặt chẽ trong các khâu vận hành từ quản lý mua hàng, sản xuất, kho vận cho đến quản lý nhân sự, tài chính kế toán,…
ERP có vai trò là gì?
Chính vì sự kết nối và hợp nhất các phần mềm trong cùng một hệ thống đã giúp doanh nghiệp đạt được một số lợi ích như:
Quản trị kế toán – tài chính
Muốn nắm chính xác các số liệu thông tin tài chính của một doanh nghiệp, người quản lý bắt buộc phải nắm được các số liệu, chỉ số báo cáo từ các phòng ban, từng bộ phận khác nhau nên rất dễ xảy ra sự thiếu đồng nhất và chênh lệch nhau.
Sử dụng hệ thống ERP thì mọi việc sẽ được giải quyết dễ dàng. Các dữ liệu đều được lưu trữ ở một nơi với một phiên bản sử dụng xuyên suốt cho tất cả bộ phận, phòng ban hay chi nhánh. Khi xảy ra bất cứ sự thay đổi nào thì mọi thông tin đều tự động hiển thị và tính toán lại sao cho trùng khớp và giúp tránh được những sai sót.
Chủ doanh nghiệp không phải chờ đến cuối tháng mới tổng kết được các báo cáo, số liệu. Bất cứ lúc nào muốn kiểm tra thì người chủ có thể theo dõi để bám sát tình hình tài chính của công ty mình và kịp thời có những hướng giải quyết phù hợp.
Quản trị tối ưu nguồn nhân lực
Muốn quản lý hàng chục nhân công cùng một lúc không phải là điều dễ dàng, đặc biệt là với những doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh. Để theo dõi sát sao mức độ hoàn thành công việc, khối lượng công việc, giờ làm việc, giờ ra về của từng người là điều không thể.
Nhưng với phần mềm ERP, công ty sẽ dễ dàng hơn khi có thể quản lý hết mọi khối lượng công việc, khung giờ làm việc của từng nhân sự và có sự điều chỉnh hợp lý.
Nâng cao hiệu suất làm việc
Trong quá trình sản xuất và vận hành, doanh nghiệp càng lớn thì khối lượng công việc sẽ càng nhiều và đòi hỏi các công đoạn phức tạp hơn. Hệ thống ERP lúc này sẽ như một công cụ tự động hóa các quy trình sản xuất, quản lý đầu vào đầu ra, đóng gói và một số công đoạn khác.
Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa quỹ thời gian, giảm thiểu chi phí, thúc đẩy tăng năng suất và giảm số lượng nhân sự không cần thiết.
Quản lý hàng tồn kho
Kiểm soát hàng tồn, nguyên vật liệu chế biến sẽ tiêu tốn khá nhiều thời gian, nhân lực và công sức. Những phần mềm ERP sẽ quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả và tối ưu nhất.
Hệ thống này kiểm soát số lượng hàng hóa còn nằm trong kho bao nhiêu, nhiều hay ít. Từ đó chủ doanh nghiệp dựa trên cơ sở đó để nắm rõ tình hình và điều chỉnh lại số lượng hàng nhập và tiêu thụ sao cho phù hợp để tránh sự thất thoát gây lãng phí.
Quản lý thông tin khách hàng
Khách hàng chính là nguồn lợi nhuận to lớn của doanh nghiệp. Vậy nên các hoạt động chăm sóc khách hàng cần được coi trọng. Phải khiến họ tiếp tục sử dụng sản phẩm và trở thành đối tác dài lâu giúp quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp rộng rãi.
Chức năng của ERP với doanh nghiệp là lưu trữ đầy đủ các thông tin của khách hàng từ tên tuổi, địa chỉ, những vấn đề đang gặp phải…từ đó có thể phục vụ và chăm sóc khách hàng tốt nhất.
Trong thời đại hiện nay, khách hàng được ví như thượng đế và là yếu tố giúp doanh nghiệp cạnh tranh trên con đường phát triển và quảng bá thương hiệu.
Liên lạc thuận tiện
ERP giúp cho quá trình liên lạc giữa các phòng ban, bộ phận, chi nhánh trở nên dễ dàng hơn. Nhất là sẽ giúp giảm thiểu sự xung đột quyền lợi giữa các bộ phận trong công ty.
Tóm lại, hệ thống ERP đáp ứng tốt tất cả các yêu cầu cần thiết trong công tác quản lý của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, vai trò của ERP với doanh nghiệp thực sự quan trọng và việc sớm tìm hiểu, trau dồi thêm kiến thức về hệ thống chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay.
Phần mềm ERP khác gì phần mềm quản lý rời rạc khác
Trên thực tế, tại nhiều doanh nghiệp hiện nay, mỗi phòng ban lại dùng một phần mềm riêng biệt. Ví dụ, phòng kế toán sử dụng phần mềm tài chính-kế toán, ban nhân sự dùng phần mềm HRM, phòng chăm sóc khách hàng dùng phần mềm CRM, bộ phận nhà máy lại sử dụng phần mềm quản lý sản xuất,…
Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về sự khác nhau giữa ứng dụng ERP và các phần mềm quản lý đơn lẻ khác trên thị trường:
| Phần mềm ERP | Các phần mềm quản lý rời rạc | |
| Đối tượng phục vụ | Phần mềm ERP tích hợp mọi nghiệp vụ cốt lõi của doanh nghiệp vào trong một hệ thống duy nhất nên có thể phục vụ tốt nhu cầu của tất cả các phòng ban. | Chỉ phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (Ví dụ phần mềm bán hàng chỉ phục vụ bộ phận bán hàng, phần mềm kế toán chỉ phục vụ kế toán ) và “nói không” đối với các phòng ban khác. |
| Khả năng tích hợp các tính năng trong 1 phần mềm | Tích hợp tất cả các chức năng trong 1 một phần mềm phục vụ quản lý (Bán hàng, mua hàng, tài chính – Kế toán, quản lý kho…) | Chức năng của mỗi phần mềm quản lý riêng lẻ chỉ có thể đáp ứng nhu cầu cho 1 bộ phận. Ví dụ: phần mềm kế toán sẽ phục vụ cho bộ phần kế toán, phần mềm quản lý kho sẽ phục vụ cho bộ phận kho,… |
| Giá thành | Giá thành cao | Giá thành rẻ hơn triển khai ERP |
| Thời gian triển khai | Thời gian triển khai từ 6 tháng đến 1 năm, tùy vào quy mô, yêu cầu chức năng của doanh nghiệp | Thời gian triển khai nhanh |
| Khả năng phân tích – Dự báo tổng thể doanh nghiệp phục vụ lãnh đạo | Cung cấp các báo cáo phân tích chuyên sâu và các dự báo, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược dựa trên nguồn dữ liệu chính xác và minh bạch. | Các phần mềm quản lý rời rạc không có khả năng phân tích, dự báo tổng quan về doanh nghiệp nên nhà quản lý sẽ gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết sách. |
Điều này gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc kết nối các dữ liệu lại với nhau, khiến dòng chảy thông tin trong doanh nghiệp bị đứt gãy, dẫn đến phối hợp làm việc kém hiệu quả.
Sự khác nhau giữa phần mềm ERP so với các ứng dụng đơn lẻ khác như kế toán, quản lý nhân sự, quản lý kho,… là tính tích hợp. Hiểu đơn giản thì ERP là một phần mềm thống nhất, đa chức năng liên kết mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Điều này có nghĩa là nhân sự các bộ phận khác nhau, ví dụ, kế toán và bán hàng, sản xuất… có thể làm việc, cộng tác và chia sẻ dữ liệu trên cùng một phần mềm.
Sự khách biệt ERP thiết kế theo yêu cầu và ERP đóng gói
Để biết được sự khác nhau của 2 hình thức này thì cùng Epacket Việt Nam tìm hiểu các yêu tố như:
Định nghĩa
Định nghĩa về ERP thiết kế theo yêu cầu và ERP đóng gói:
- Định nghĩa về phần mềm ERP đóng gói: Phần mềm ERP đóng gói được các nhà cung cấp phần mềm phát triển dựa trên nghiên cứu, khảo sát yêu cầu quản lý của một số doanh nghiệp và kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của từng loại hình doanh nghiệp để xây dựng nên hệ thống quản lý để phục vụ yêu cầu quản lý cho tất cả các loại hình doanh nghiệp.
- Phần mềm ERP thiết kế theo yêu cầu của doanh nghiệp (customize): là phần mềm được nghiên cứu xây dựng dựa trên những yêu cầu và những bài toán của khách hàng trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp chỉnh sửa từng chi tiết sao cho phù hợp nhất với các quy trình quản lý hiện có của mình.
So sánh
Bảng so sánh chi tiết giữa phần mềm ERP viết theo yêu cầu và phần mềm ERP đóng gói:
| Phần mềm ERP viết theo yêu cầu | Phần mềm ERP đóng gói | |
| Tính tương thích | Phần mềm đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý của từng phòng ban trong doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của nhân sự so với hiện tại | Khả năng tương thích không cao do không thể đáp ứng hoàn toàn yêu cầu đặc thù của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất |
| Thời gian | Thời gian triển khai lâu do phần mềm được thiết kế theo đặc thù doanh nghiệp, vì vậy cần thời gian khảo sát, tư vấn và xây dựng hệ thống | Thời gian triển khai nhanh, không mất thời gian chờ đợi vì được đóng gói sẵn theo nhu cầu chung của nhiều doanh nghiệp |
| Chi phí | Chi phí phần mềm ERP thiết kế theo yêu cầu cao hơn so với phần mềm đóng gói sẵn | Chi phí tốt |
| Khả năng phát triển, mở rộng | Khả năng nâng cấp, mở rộng tối ưu theo nhu cầu phát triển của doanh nghiệp | Dù được đóng gói nhưng vẫn được cập nhật thường xuyên để phù hợp với nhu cầu của khách hàng, tuy nhiên khả năng phát triển, mở rộng không cao |
Phần mềm ERP System phù hợp với doanh nghiệp nào?
Dưới đây là tổng hợp một số chuyên ngành phổ biến nên sử dụng phần mềm ERP:
- Ngành cơ khí chế tạo máy
- Ngành sản xuất – đóng gói bao bì
- Ngành công nghiệp thép
- Ngành phân phối – bán lẻ
- Ngành xây dựng – bất động sản
- Ngành vật liệu xây dựng – nội thất
- Ngành khai thác mỏ – khoáng sản
- Ngành vận tải – Logistics
- Ngành dược và thực phẩm
- Thương mại dịch vụ
Khi nào doanh nghiệp cần triển khai giải pháp ERP?
Phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp triển khai linh hoạt dựa trên nhu cầu kinh doanh của chính mình. Cụ thể, dưới đây là một số trường hợp doanh nghiệp nên triển khai ứng dụng ERP:
- Thay đổi quy mô hoạt động: Tổ chức đang phát triển và có kế hoạch mở rộng quy mô doanh nghiệp.
- Kế thừa và nâng cấp hệ thống: Hệ thống hiện tại của doanh nghiệp đã lỗi thời và không có sự nâng cấp hoặc không còn phục vụ đầy đủ theo nhu cầu của doanh nghiệp và người dùng.
- Cần nâng cao năng suất làm việc: Doanh nghiệp mất quá nhiều thời gian vào việc xử lý số liệu một cách thủ công, khi quá nhiều dữ liệu, sẽ dẫn đến tình trạng quá tải và sai sót trong quá trình tổng hợp và xử lý.
- Phát sinh các vấn đề trong công tác quản lý: Doanh nghiêp cần phần mềm quản lý để giám sát, cải thiện các quy trình quản trị vận hành được tốt hơn.
- Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm rời rạc: Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm cùng một lúc và các phần mềm không kết nối với nhau.
- Cập nhật xu hướng quản lý mới: Các tổ chức được nhà lãnh đạo có tư duy tương lai đã vạch ra một lộ trình công nghệ kinh doanh bao gồm một giải pháp doanh nghiệp mới.
- Sát nhập hoặc mua lại: Các công ty/tập đoàn lớn đang có nhu cầu hợp lý hóa hệ thống giữa các công ty con.
Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp
Một vài lợi ích khi doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP như:
ERP quản lý doanh nghiệp toàn diện trên một phần mềm
Phần mềm ERP hoạt động như một trung tâm thông tin, để doanh nghiệp duy trì các hoạt động quản lý thông tin (Information management), vận hành hàng ngày.
Lãnh đạo không cần mất quá nhiều thời gian chờ đợi báo cáo mà vẫn nắm bắt hoạt động trong doanh nghiệp tức thời, vì dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực (real time).
Nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho
Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong hệ thống ERP giúp các doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, từ đó giảm thiểu hàng tồn và chi phí liên quan đến tồn kho.
Đẩy mạnh hiệu suất công việc của nhân sự
Triển khai ERP có thể giảm hoặc loại bỏ đáng kể các quy trình nghiệp vụ thủ công (Business Process) lặp đi lặp lại bằng các quy trình tự động. Do đó, sức lao động trong doanh nghiệp được giải phóng, giúp nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhằm gia tăng doanh thu.
Cải thiện sự cộng tác bằng phần mềm ERP
Làm việc cộng tác (teamwork) kết nối các thành viên là một phần thiết yếu để một doanh nghiệp phát triển mạnh. ERP giúp xây dựng môi trường làm việc tốt hơn thông qua cộng tác, giao tiếp, chia sẻ nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.
Công tác kế toán chính xác hơn
Khi sử dụng các phần mềm riêng lẻ, kế toán thường phải nhập liệu thủ công số liệu từ các bộ phận khác vào phần mềm. Điều này có thể xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu và tính toán, hậu quả là kế toán sẽ phải mất thời gian để kiểm tra, đối chiếu và chỉnh sửa lại thông tin.
Giải pháp ERP sẽ giúp kế toán tiết kiệm đáng kể thời gian nhập liệu do nguồn dữ liệu minh bạch, trực quan được thể hiện ngay trên hệ thống.
Đưa ra quyết định quản trị nhanh hơn nhờ các báo cáo phân tích chuyên sâu
Theo nghiên cứu của Aberdeen Group, doanh nghiệp giảm tới 36% thời gian đưa ra quyết định với phần mềm ERP.
Hệ thống ERP cung cấp các báo cáo nhanh chóng về mọi hoạt động của doanh nghiệp như: Nhân sự, hành chính, kế toán, kinh doanh sản xuất… Luồng thông tin được sắp xếp khoa học, minh bạch với những báo cáo trực quan thể hiện bằng Dashboard giúp lãnh đạo nhìn thấy được bức tranh kinh doanh tổng thể để đưa ra chiến lược phát triển tốt nhất trong tương lai.
Đây là lợi ích của phần mềm ERP giúp các nhà lãnh đạo có những chiến lược và sự đổi mới kịp thời trong quản lý.
Hạn chế khi triển khai phần mềm ERP
Vai trò của ERP trong công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp là điều không thể phủ nhận. Nó giúp doanh nghiệp gia tăng tính chính xác trong công việc, tối ưu hóa các quy trình quản trị và từng giai đoạn trong gia công sản xuất,…
Tuy nhiên, việc triển khai phần mềm ERP vẫn còn một số điểm hạn chế nhất định như:
Chi phí đầu tư lớn
Chi phí triển khai hệ thống ERP là một khoản đầu tư không hề nhỏ đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Ngoài chi phí triển khai, chi phí bản quyền, chi phí cho từng user sử dụng, chi phí bảo trì hàng năm, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư thêm phần cứng phù hợp với từng nền tảng, chẳng hạn như máy chủ và thiết bị di động tương thích.
Thời gian triển khai giải pháp ERP dài
Thông thường, để triển khai một dự án ERP thành công thì đơn vị thực hiện cần phải mất khá nhiều thời gian. Tùy thuộc vào quy mô, đặc thù doanh nghiệp mà thời gian hoàn tất hệ thống ERP có thể kéo dài từ 6 tháng đến 1 năm.
Giá của hệ thống ERP
Trên thực tế, không có con số cụ thể về chi phí triển khai hệ thống ERP là bao nhiêu. ITG xin điểm danh một số yếu tố quan trọng quyết định giá thành triển khai hệ thống ERP.
- Chi phí tư vấn: Chi phí doanh nghiệp phải trả cho nhà tư vấn giải pháp ERP
- Lựa chọn đơn vị triển khai: Chi phí phần mềm ERP được quyết định phần lớn bởi đơn vị triển khai. Nhà cung cấp phần mềm ERP càng có thương hiệu lâu năm thì chi phí sẽ càng cao. Khi lựa chọn một đơn vị cung cấp phần mềm ngoại, chi phí triển khai các giải pháp này sẽ từ vài triệu USD. Trong khi đó, mức chi phí cho các nhà cung cấp phần mềm trong nước chỉ bằng 1/10 so với giá triển khai các phần mềm ERP ngoại. Doanh nghiệp cần tính toán, cân nhắc khi lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP nhằm tránh việc phải ngừng dự án do không đủ kinh phí tiếp tục triển khai.
- Quy mô doanh nghiệp và số lượng người dùng phần mềm: Chi phí triển khai ERP cao hay thấp sẽ có thay đổi dựa trên quy mô của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp càng lớn, số lượng người dùng phần mềm càng đông, nhà triển khai sẽ giải quyết nhiều vấn đề phức tạp hơn nhằm đảm bảo một hệ thống trơn tru.
Hiểu được các yếu tố sẽ ảnh hưởng đến chi phí của ERP sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về việc doanh nghiệp của bạn phải chi trả cho ứng dụng giải pháp ERP.
Hơn nữa, nó cung cấp cho bạn kiến thức để đánh giá cẩn thận các ước tính giảm đáng kể các chi phí liên quan đến triển khai hệ thống ERP.
Cách chọn hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp
Một số mẹo để chọn hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp như:
- Các chức năng phù hợp với mục tiêu quản lý của doanh nghiệp: Phần mềm ERP phải phù hợp với cách thức hoạt động của mỗi công ty, vì vậy khả năng phù hợp của hệ thống là “quan trọng nhất”.
- Uy tín thương hiệu của nhà cung cấp phần mềm trên thị trường: Hãy chọn những nhà cung cấp đã có uy tín lâu năm trên thị trường và đã triển khai nhiều dự án thành công.
- Phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp: Cần thiết lập các mục tiêu của dự án ERP và tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp. Khi triển khai giải pháp ERP, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ những chi phí mà mình cần chi trả, bao gồm: Chi phí phần mềm, chi phí triển khai thực hiện, chi phí bản quyền chi phí bảo trì hằng năm…
- Khả năng mở rộng hệ thống: Một hệ thống ERP “phù hợp” với doanh nghiệp là một hệ thống hỗ trợ nhu cầu của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại và đáp ứng khả năng mở rộng để phát triển cùng với doanh nghiệp trong tương lai, với các module và tính năng giúp tối ưu và tạo ra cơ hội cho doanh nghiệp
- Phù hợp với quy định về kế toán của Việt Nam: Phần mềm ERP cần tuân thủ chế độ, quy định kế toán của Việt Nam như: chế độ kế toán thuế, các quy định về kết chuyển, phân bổ chi phí… của Việt Nam.
- Dễ sử dụng: Một trong những yêu cầu tiên quyết của phần mềm ERP hiện nay là thiết kế thân thiện với người dùng.
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Dịch vụ hỗ trợ khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc ứng dụng ERP của doanh nghiệp. Trong quá trình triển khai hệ thống ERP sẽ không tránh khỏi có nhiều vấn đề phát sinh như lỗi phần mềm, hiểu sai quy trình… Do đó, dịch vụ hỗ trợ online hay offline đều rất cần thiết.
Để triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?
Thiết lập đội dự án nội bộ với các thành viên phù hợp
Ứng dụng hệ thống ERP sẽ ảnh hưởng đến tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp cần thiết lập đội ngũ dự án nội bộ, để cùng kết hợp với nhà cung cấp phần mềm ERP. Lý tưởng nhất, các doanh nghiệp sẽ chỉ định một nhóm dự án bao gồm:
Giám đốc dự án: Là một thành viên quản lý cấp cao, có tiếng nói trong doanh nghiệp, nhanh nhạy với công nghệ. Giám đốc dự án chính là người trực tiếp quản lý, lập kế hoạch, kiểm soát và điều phối dự án dựa trên chiến lược kinh doanh, và mục tiêu của doanh nghiệp để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời gian và ngân sách.
Ngoài ra, vai trò của giám đốc dự án là: lập kế hoạch cho các cuộc họp, phát triển đội ngũ nhân viên dự án, theo dõi, xử lý các vấn đề và đảm bảo tiến độ của dự án.
Dưới giám đốc dự án là nhóm các Key user: thường là những người ở bộ phận quản lý các các bộ phận như sản xuất, bán hàng, tài chính, kỹ thuật…Đây là nhóm trực tiếp sử dụng phần mềm, họ sẽ cùng phối hợp với nhà cung cấp ERP trong quá trình triển khai phần mềm.
Lập kế hoạch, xác định mục tiêu rõ ràng
Trước khi có ý định triển khai ERP cần hiểu rõ những khó khăn cũng như xác định mục tiêu, nhu cầu ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cũng cần tính toán và lên ngân sách khi triển khai ERP, xem xét và lựa chọn thời điểm thích hợp nhất có thể triển khai
Một bản kế hoạch về tiến độ dự án là vô cùng cần thiết, kịp thời đưa ra các quyết định về quy trình nghiệp vụ, điều phối nguồn lực đảm bảo dự án đúng tiến độ đã vạch ra.
Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp trong nước và ngoài nước triển khai giải pháp ERP, để có thể chọn lựa nhà cung cấp triển khai tốt nhất đối với doanh nghiệp mình thì doanh nghiệp cần bỏ ra thời gian tìm hiểu, xem xét và đánh giá từng nhà cung cấp
Doanh nghiệp cần chuẩn bị danh sách yêu cầu gửi nhà cung cấp để xem xét mức độ đáp ứng từ hai bên.
Chuẩn bị cho các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai
ERP là một hệ thống gần như cố định, việc thay đổi hoặc nâng cấp ứng dụng này sau khi đã đưa vào triển khai cần phải hạn chế bởi nó sẽ gây tốn kém thời gian – chi phí, nếu không được nghiên cứu kỹ lưỡng thì có thể gây xung đột với hệ thống đã được xây dựng trước đó, làm gián đoạn quy trình vận hành của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp bất khả kháng như: phần mềm ERP hiện tại không còn đáp ứng được nhu cầu trong doanh nghiệp hay có những thay đổi mới trong khâu quản trị, điều hành, chuyển đổi mô hình kinh doanh, mở rộng quy mô sản xuất,… thì doanh nghiệp buộc phải nâng cấp phần mềm quản lý ERP.
Chính vì vậy, trước khi bắt tay vào thiết kế, triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai.
Quy trình triển khai giải pháp ERP
Bước 1: Khảo sát thực tế tại doanh nghiệp
Đội ngũ Business Analyst (BA) sẽ làm việc trực tiếp với từng bộ phận trong doanh nghiệp, làm rõ các quy trình, hiểu nhu cầu và bài toán và các yêu cầu của từng bộ phận.
Bước 2: Phân tích thiết kế hệ thống ERP
Sau quá trình khảo sát là bước phân tích thiết kế hệ thống. Trong giai đoạn này, đội ngũ BA sẽ viết tài liệu URD (User Requirements Document – Tài liệu mô tả yêu cầu người dùng). Tài liệu này sẽ được đội dự án 2 bên ký biên bản thống nhất trước khi đưa sang bộ phận lập trình thiết kế hệ thống.
Bước 3: Lập trình hệ thống
Dựa vào tài liệu URD, bộ phận lập trình sẽ thiết kế các chức năng theo yêu cầu mô tả từ URD. Thời gian thiết kế hệ thống sẽ phụ thuộc vào các chức năng cần thiết có trong phần mềm theo nhu cầu của doanh nghiệp
Bước 4: Test hệ thống ERP
Sau khi đội lập trình hoàn thiện các chức năng thì đội ngũ kiểm thử hệ thống (Tester) của đơn vị phần mềm sẽ kiểm tra các chức năng, tìm kiếm các lỗi. Đến khi không còn lỗi thì phần mềm sẽ được chuyển giao sang khách hàng.
Bước 5: Vận hành thử (Go-Live)
Sau khi hoàn thiện việc lập trình hệ thống ERP (ERP Systems), nhà cung cấp phần mềm sẽ cử nhân sự để đào tạo các key user và nhập dữ liệu để vận hành hệ thống.
Mặc dù phần mềm ERP đã được các đơn vị cung cấp kiểm tra trước đó, tuy nhiên, trong quá trình hoạt động thực tế sẽ giúp hai bên dễ dàng đánh giá được tính hiệu quả và phát hiện ra những điểm cần điều chỉnh kịp thời.
Để quá trình triển khai phần mềm ERP thực sự thành công, nhà quản lý cần phải liên tục giám sát và kiểm tra chất lượng và độ hiệu quả khi đưa giải pháp công nghệ này vào thực tế. Từ đó, khi cần thiết, doanh nghiệp và các nhà cung cấp có thể có những điều chỉnh phù hợp hơn với nhu cầu và yêu cầu sản xuất kinh doanh.
Bước 6: Nghiệm thu phần mềm ERP
Sau thời gian Go-Live (thường từ 1-2 tháng), nếu quy trình không gặp bất kỳ trục trặc gì thì đơn vị phần mềm và doanh nghiệp sẽ tiến hành nghiệm thu dự án.
Trên đây là thông tin về hệ thống ERP là gì? do Epacket Việt Nam đang cung cấp cho các bạn. Hy vọng qua nội dung trên sẽ có ích cho các bạn.
Nếu quan tâm các thông tin các về Logistics và quản trị doanh nghiệp thì hãy đón đọc bài viết mới nhất của chúng tôi nhé!
