Commercial Invoice là gì? Hóa đơn thương mại có vai trò như thế nào? Chứng từ này do bên nào xuất ra? Tại sao hóa đơn này có vai trò quan trọng trong việc thông quan hàng hóa xuất khẩu.
Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Epacket Việt Nam để hiểu hơn về Commercial Invoice nhé!
Commercial invoice là gì?
Commercial Invoice hay hóa đơn thương mại (CI) là một chứng từ hải quan. Nó được sử dụng để khai báo hải quan và được cung cấp bởi cá nhân hoặc doanh nghiệp khi xuất hàng sang quốc gia khác. CI được sử dụng cho việc thanh toán giữa hai bên xuất và nhập khẩu, yêu cầu người nhập khẩu chi trả đúng đủ số tiền đã ghi cho người xuất khẩu. Thường thì, hóa đơn thương mại được cấp bởi nhà sản xuất.
Mặc dù không có định dạng chuẩn, nhưng chứng từ phải bao gồm một số thông tin thiết yếu như các bên liên quan đến giao dịch vận chuyển, hàng hóa được vận chuyển, quốc gia sản xuất, và mã HS cho kiện hàng. Hóa đơn thương mại thường bao gồm chứng nhận hóa đơn đó là thật và kèm theo chữ ký.
Hóa đơn thương mại dùng để tính toán thuế quan và thường được sử dụng cho mục đích hải quan. Hóa đơn thương mại thường không yêu cầu khi vận chuyển giữa các quốc gia EU… chỉ giữa quốc gia thuộc EU và không thuộc EU.
Hóa đơn thương mại ở các quốc gia châu Âu không dành cho thanh toán. Định nghĩa hóa đơn thanh toán thường chỉ sử dụng từ “hóa đơn” (invoice). Hóa đơn này có thể sử dụng như hóa đơn thương mại nếu có thông tin bổ sung đi kèm. Từ năm 2018, hóa đơn châu Âu phải sử dụng phương thức điện tử trong mua sắm công được đề cập trong chỉ thị 2014/55/EU.
Nhưng số tiền tổng không phải là thông tin duy nhất cần xuất hiện trên C/I để thể hiện rõ yếu tố “thương mại”.
Trên đó còn phải có đầy đủ những thông tin quan trọng như:
- Điều kiện thương mại Incoterms – các chuỗi 3 kí tự FOB, CIF, CFR,…
- Phương thức thanh toán như T/T, L/C, D/P,… ;
- Phương thức vận chuyển hàng hóa được áp dụng, cụ thể như với đường biển có số tàu, số chuyến, POL, POD.
Tổng lược lại thì lượng thông tin cần nắm bắt trên C/I có vẻ cũng nhỉnh hơn hóa đơn thông thường kha khá rồi đấy.
Commercial Invoice gồm những loại nào?
Hiện nay hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) được phân ra làm 4 loại chính bao gồm:
- Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Là hóa đơn thanh toán sơ bộ tiền hàng trong những trường hợp như giá hàng là tạm tính, thanh toán theo từng phần,…
- Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Là hóa đơn dùng để thanh toán hàng khi thực hiện toàn bộ hợp đồng.
- Hóa đơn chi tiết (Detailed invoice): Là hóa đơn có tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng.
- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Nhìn chung hình thức của hóa đơn chiếu lệ cũng giống như hóa đơn thương mại. Tuy nhiên chúng không dùng để thanh toán vì không phải là yêu cầu đòi tiền. Loại hóa đơn này thường dùng khi hàng hóa được gửi đi triển lãm, gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng, làm thủ tục xuất nhập khẩu,…
Chức năng của Commercial Invoice?
Vẫn là chức năng cơ bản của hầu hết các loại hóa đơn:
- Dùng cho việc thanh toán giữa người bán và người mua, người xuất khẩu và người nhập khẩu, là căn cứ để bên bán đòi tiền và bên mua trả tiền.
- Hóa đơn thương mại là cơ sở để tính toán thuế xuất nhập khẩu, nội dung trong tờ khai hải quan sẽ yêu cầu việc nhập số tiền hóa đơn vào phần mềm hải quan.
- Commercial Invoice là cơ sở để đối chiếu thông tin với các loại chứng từ khác trong quá trình các bên thực hiện hợp đồng cũng như thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu liên quan.
Như khi lên tờ khai hải quan, việc đối chiếu chéo chứng từ này với các thông tin tương ứng trên vận đơn, Packing list, giấy báo hàng đến… là rất cần thiết và phải cực kì quan trọng.
Nếu có sự sai khác, lập tức người làm chứng từ hoặc khai hải quan phải kiểm tra và bổ sung chỉnh sửa ngay số liệu, nếu cần.
Commercial Invoice có nội dung gì?
Hóa đơn thương mại thường do các công ty tự lựa chọn và soạn thảo.
Tuy nhiên dù lựa chọn mẫu hóa đơn nào thì Commercial invoice đều cần bao gồm những thông tin bắt buộc như:
- Người mua (Buyer/Importer): Gồm các thông tin cơ bản như tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, fax, người đại diện, tùy theo điều kiện thanh toán sẽ bao gồm cả thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu
- Người bán (Seller/Exporter): Tương tự người mua
- Số Invoice: Tên viết tắt hợp lệ do phía xuất khẩu quy định
- Ngày Invoice: Theo thông lệ kinh doanh quốc tế, thường thì invoice được lập sau khi hợp đồng được các bên ký kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày vận đơn – Bill of Lading) để cho phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.
- Phương thức thanh toán (Terms of Payment): có thể điểm tên một số phương thức phổ biến sau đây: T/T, L/C, D/A, D/P.
- Phương thức chuyển tiền (T/T): Là phương thức thanh toán đơn giản, nhanh gọn và có chi phí thấp nhất trong các phương thức thanh toán quốc tế hiện nay. Phương thức này thường được sử dụng khi các bên đã có quan hệ mua bán lâu năm, lịch sử thanh toán tốt.
- Phương thức nhờ thu (D/P và D/A): Là phương thức thanh toán trong đó các Ngân hàng xử lý các chứng từ theo đúng các chỉ thị nhờ thu.
- Phương thức tín dụng chứng từ (L/C): Là phương thức phức tạp và có mức chi phí cao nhất trong các phương thức thanh toán quốc tế. Thường được sử dụng khi các bên mới giao dịch và chưa tin tưởng lẫn nhau.
- Thông tin hàng hóa: Trên Commercial Invoice khá là chung chung, chủ yếu là tên hàng, tổng trọng lượng (gross weight), số khối (measurement), số kiện tính theo bao/chiếc/cái/thùng… tương ứng và đơn giá để tính ra số tiền tổng cần thanh toán. Muốn chi tiết đầy đủ hơn, nên xem thông tin hàng hóa trên Packing List, vận đơn hay C/O (nếu có).
- Tổng tiền (Amount): Tổng trị giá của hóa đơn, thường được ghi bằng cả số và chữ, cùng với mệnh giá đồng tiền thanh toán.
- Điều kiện Incoterms: Thường sẽ được ghi cùng với địa điểm nhất định (VD: CIF Hai Phong, Vietnam). Cần lưu ý, vì số tiền trên Invoice không phải lúc nào cũng là 100% giá hàng bán tại xưởng. Mỗi điều kiện Incoterms lại tương ứng với trách nhiệm của bên mua và bên bán, trách nhiệm người bán càng nhiều thì giá trên Invoice càng cao hơn giá xuất xưởng. Chẳng hạn, giá CIF thường cao hơn giá FOB vì trong giá CIF ngoài giá hàng còn có cước biển, chi phí xuất khẩu, bảo hiểm (bạn để ý chi tiết này khi lên tờ khai hải quan nhập khẩu). Nếu muốn hiểu kĩ hơn về Incoterms, các bạn có thể tham khảo thêm bài viết này nhé.
Bên cạnh đó là một số thông tin thường gặp khác: POL (cảng xếp hàng), POD (cảng dỡ hàng), Vessel/Voyage (tên tàu/số chuyến), Destination (Đích đến – thường hay trùng với POD)…
Commercial Invoice và Non Commercial Invoice khác nhau gì?
Có khá nhiều người nhầm lẫn giữa commercial invoice và non commercial invoice. Tuy nhiên đây là 2 chứng từ hoàn toàn khác nhau
Non commercial invoice hay còn được gọi là hóa đơn phi thương mại là chứng từ có chức năng mở tờ khai và kê khai các vấn đề về giá, thuế nhập khẩu. Đây là hóa đơn không được dùng làm căn cứ để thanh toán giữa các bên mua bán.
Điểm giống và khác nhau giữa commercial invoice và non commercial invoice cụ thể như sau:
- Các điểm giống nhau: Hóa đơn thương mại và phi thương mại có hình thức hoàn toàn giống nhau. Nội dung của 2 loại chứng từ này cũng bao gồm các thông tin tương tự nhau.
- Khác biệt: Điểm khác biệt lớn nhất giữa hóa đơn thương mại và phi thương mại là chức năng. Theo đó non commercial invoice chỉ có chức năng là mở tờ khai, kê khai giá và nộp thuế hải quan. Chứng từ này không có ý nghĩa phải thanh toán giữa các bên mua bán như hóa đơn thương mại.
Lập Commercial Invoice cần lưu ý gì?
Một số thông tin về Commercial Invoice khi lập cần lưu ý như:
Thời gian phát hành
Hóa đơn thương mại được phát hành sau khi gửi hàng hoặc sau khi đóng xong hàng vào container bởi khi ấy mới có đủ thông tin về hàng hóa để tính tổng tiền hàng.
Ngoài ra cũng có trường hợp Invoice được lập từ trước đó với hợp đồng giao hàng nhiều lần, các lần giống nhau về số lượng và không có sự thay đổi về giá.
Thiếu thông tin trong hóa đơn
Trong trường hợp Commercial invoice thiếu các thông tin quan trọng hoặc các thông tin giữa các chứng từ có sự chênh lệch sẽ ảnh hưởng tới quá trình thông quan hàng hóa.
Nghiêm trọng hơn còn có thể bị xử phạt theo quy định.
Commercial invoice and packing list là hai chứng từ hoàn toàn khác nhau
Mặc dù các thông tin trong packing list (Danh sách đóng gói hàng hóa) và hóa đơn thương mại có vẻ giống nhau nhưng hai tài liệu này có chức năng hoàn toàn khác nhau.
Packing List là chứng từ mô tả chi tiết các thông tin về lô hàng như kích thước, trọng lượng, đơn vị tính,… Ngoài ra nó còn bao gồm thông tin về cách thức đóng gói lô hàng, nhãn hiệu.
Còn hóa đơn thương mại là bằng chứng về giao dịch thương mại giữa nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu.
Trên đây là thông tin về Commercial invoice là gì do Epacket Việt Nam đã tổng hợp và gửi tới các bạn. Hy vọng qua nội dung trên sẽ giúp bạn đọc hiểu hơn về hóa đơn thương mại
Nếu quan tâm tới các thông tin khác trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì hãy đón đọc bài viết mới nhất của chúng tôi nhé!
