Arrival Notice là gì? Giấy báo hàng đến (A/N) có vai trò như thế nào?

Arrival Notice là gì? Giấy báo hàng đến (A/N) có vai trò như thế nào? A/N và D/O có đặc điểm gì khác nhau? Giấy báo hàng đến là một trong những chứng từ quan trọng để đầu nhập khẩu biết thông tin lô hàng của mình đã cập cảng như thế nào và toàn bộ thông tin chi tiết hàng hóa đã cập cảng.

Hãy cùng Epacket Việt Nam tìm hiểu về Arrival Notice (A/N) qua bài viết dưới đây nhé!

Arrival Notice là gì?

Arrival Notice hay thông báo hàng đến là một thông báo mà đại lý, hãng tàu hoặc công ty giao nhận vận tải đường biển gửi cho người nhận lô hàng để thông báo cho họ về ngày lô hàng đến địa điểm đích. Chủ hàng khi nhận được thông báo hàng về sẽ dựa vào các thông tin thể hiện trên giấy báo hàng để có phương án khai thác hàng phù hợp.

Thông thường, thông báo hàng đến sẽ bao gồm thông tin liên hệ, mô tả hàng hóa đã nhận, số lượng đơn vị hàng đã đến và mọi khoản phí phải trả khi nhận hàng. Cấu trúc của thông báo hàng đến phụ thuộc vào các yêu cầu do cảng nơi nhận hàng đưa ra.

• Thời điểm phát hành giấy báo hàng về (Arrvial notice): Thông thường giấy báo hàng sẽ được gửi cho chủ hàng/ consignee trước ngày hàng vê từ 2-4 ngày.
• Nếu chủ hàng đặt cước trực tiếp với hàng tàu sẽ nhận được giấy báo hàng do hãng gửi, nếu đặt qua các công ty dịch vụ logisitcs sẽ nhận được giấy báo hàng từ các công ty dịch vụ này gửi
• Thông báo hàng đến – Arrival Notice (A/N) cũng có thể gửi trước thông tin khai eManifest hoặc sau tùy thuộc vào Hãng tàu/ Đại lý hãng tàu/ công ty Logistics/ Công ty Forwarder

Arrival Notice (AN) sẽ được ai gửi?

Thông báo hàng đến là một chứng từ vận chuyển hàng hóa được phát hành bởi hãng tàu hoặc các đại lý hãng tàu, công ty vận tải, được thực hiện 2-4 ngày trước khi hàng hóa dự kiến đến.

• Hãng tàu phát hành A/N tới khách hàng: Khi khách hàng trực tiếp thuê dịch vụ vận chuyển của hãng tàu đối với hàng FCL.
• Đại lý hãng tàu, công ty vận tải phát hành A/N tới khách hàng: Khi khách hàng thuê dịch vụ vận chuyển từ bên thứ 3 là Đại lý hãng tàu, công ty vận tải đang giao kết với hãng tàu. Hãng tàu phát hành A/N tới đại lý hoặc đơn vị vận tải, sau đó, đơn vị này sẽ phát hành giấy báo hàng đến lại tới khách hàng, áp dụng cho hàng FCL và LCL.

Ý nghĩa của Arrival Notice

Giấy báo hàng đến màng tới cho đơn vị vận chuyển và người nhận hàng:

Đối với đơn vị gửi giấy

• Là căn cứ thông báo tình trạng hàng về để chủ hàng biết tiến độ
• Dựa vào giấy báo hàng để thu phí và phụ phs của người nhận hàng
• Xác định số lượng hàng thực tế sẽ trả tại cảng nhập
• Căn cứ giải quyết với người nhận hàng nếu phát sinh tranh chấp

Đối với người nhận hàng

• Dựa vào thông báo hàng về sẽ có phương án khai thác hàng
• Dự toán chi phí cần phải thanh toán để nhận hàng
• Xác nhận lại số lượng hàng thực tế về có đủ trên bill để biết hàng về đủ hay thiếu
• Căn cứ thông tin trên giấy báo hàng để khai báo hải quan điện tử.

Vai trò của Arrival Notice

Ngoài những ý nghĩa trên thì Arrival Notice còn mang những vai trò như:

• Giấy báo hàng đến (A/N) là chứng từ chỉ có trong hàng nhập
• A/N được phát hành bởi các bên dịch vụ vận tải (người chuyên chở) gửi cho người mua hàng tại đầu nhập
• Mục đích của giấy báo hàng để thông báo về tình trạng hàng về tại đầu nhập
• Ngoài ra trong thực tế làm hàng xuất nhập khẩu khi có giấy báo hàng về doanh nghiệp mới xác định được chính xác về thông tin hàng hóa xem về đủ hay thiếu, và thời gian có thay đổi gì như dự kiến không.
• Giấy báo hàng đến là chứng từ rất quan trọng dây là căn cứ để khai báo hải quan nhập khẩu.
• Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi check chứng từ này.

Nội dung thể hiện trên thông báo hàng đến (Arrival Notice)

Vì các hoạt động ở cảng đích thường liên quan đến nhiều bên liên quan như đại lý hải quan, giao nhận vận tải, tài xế xe tải và người nhận hàng, thông báo hàng đến chứa tất cả các thông tin liên quan về hàng hóa.

Mẫu thông báo hàng đến phải cung cấp mô tả chi tiết về các điều khoản Incoterms, cảng đến và thuế hải quan liên quan, cũng như các tài liệu cần thiết cho thủ tục hải quan và nhận hàng hóa quốc tế.

Thông báo hàng đến phải phù hợp với chứng từ của đại lý khai hải quan (nếu lô hàng muốn đến cảng mà không gặp bất kỳ khó khăn nào).

Thường bao gồm các nội dung sau:

• Shipper (Người gửi hàng): Tên, địa chỉ liên lạc của người xuất khẩu. Nhà xuất khẩu cũng thường là người bán.
• Consignee (Người nhận hàn): Tên, địa chỉ liên lạc của người nhập khẩu hoặc người mua.
• Notify Party (Thông tin chi tiết bên thông báo): Liên hệ thay thế cho người nhận hàng. Ở đâu có thể là đại lý hải quan hoặc giao nhận vận chuyển được chỉ định bởi người nhận hàng. Trường này cũng chứa tên, địa chỉ và chi tiết liên lạc của bên thông báo.
• B/L, SWB hoặc AWB Number – Số vận đơn cho hợp đồng vận chuyển (vận đơn, vận đơn đường biển hoặc vận đơn đường hàng không): Thông tin này thường được chỉ định bởi người vận chuyển.
• Vessel/Flight Information (Thông tin tàu/chuyến bay): Tên của tàu hoặc máy bay vận chuyển hàng hóa và số hiệu chuyến bay hoặc chuyến bay.
• Cargo Information (Thông tin hàng hóa): Mô tả chung về loại và số lượng hàng hóa được khai báo bởi người gửi hàng.
• Container hoặc ULD Number: Số container được sử dụng trong vận chuyển hàng hóa bằng đường biển hoặc ULD Number trong vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.
• Estimated Arrival Time (ETA): Ngày mà hàng hóa dự kiến sẽ đến cảng dỡ hàng hoặc sân bay đích.
• Actual Arrival Time (ATA): Thời gian thực tế khi tàu neo đậu tại cảng dỡ hàng hoặc khi máy bay thực sự đến sân bay đích.
• Port of Loading / Origin Airport: Cảng xuất phát hoặc sân bay xuất phát nơi hàng hóa được xếp.
• Port of Discharge / Destination Airport: Cảng dỡ hàng/sân bay đích – Cảng đích hoặc sân bay đích nơi dỡ hàng.
• Place of Delivery (Địa điểm giao hàng): Điểm đến cuối cùng của lô hàng. Thường là điểm giao hàng cuối cùng tại cảng đích, sân bay đích hoặc cơ sở của người nhận hàng.
• Địa điểm nhận hàng: Nơi bạn có thể nhận hàng sau khi hoàn thành thủ tục hải quan nhập khẩu. Ở đây thường là cảng container bằng đường biển hoặc cảng sân bay bằng đường hàng không.
• Freight Terms (Điều khoản vận chuyển): Điều khoản vận chuyển hoặc Incoterms được thỏa thuận giữa người gửi hàng và người nhận hàng.
• Freight Charges: Số tiền phải trả cho người vận chuyển bằng đường hàng không hoặc đường biển.
• Remark: Ghi chú thêm của hãng tàu.

Những lưu ý cần biết khi khai thác hàng: Ghi chú thông tin về thời gian lấy lệnh, và những yêu cầu khác từ hãng tàu, nhân viên tiếp nhận hồ sơ….

Tại sao nên sử dụng Arrival Notice (A/N)?

Sau khi tàu khởi hành tại cảng xếp hàng, tàu sẽ có một khoảng thời gian di chuyển trên biển. Lịch trình di chuyển của tàu cho các tuyến đã được thông báo cho người gửi hàng khi lấy booking.

Tuy nhiên, quá trình di chuyển trên biển có thể gặp những vấn đề về thiên tai, hay việc xếp dỡ hàng hóa, kẹt cầu cảng làm kéo dài thêm thời gian vân chuyển, nên mục đích của thông báo hàng đến là:

• Thông báo cho người nhận hàng biết về lịch trình ngày tàu đến cảng nhận hàng có thể đúng dự kiến bán đầu hoặc trễ hơn. Từ đó bạn có kế hoạch thanh toán các chi phí local charge cũng như lên lịch thông quan lô hàng cũng như là đưa hàng về kho.
• Nếu bạn lấy ngày tàu cập cảng để làm cơ sở cho việc thanh toán hay release hàng trong mua bán…

Cần làm gì khi nhận được Arrival Notice (giấy báo hàng đến)

Khi nhận được giấy báo hàng về doanh nghiệp sẽ thực hiện những nghiệp vụ sau:

• Đơn vị mua hàng sẽ tiến hành khai báo hải quan cho hàng nhập khẩu
• Công ty dịch vụ tiến hành khai Manifest cho hàng hóa đối với cả công ty dịch vụ và hãng tàu
• Bộ phận hiện trường sẽ tới văn phòng cảng lấy lệnh giao hàng D/O (Delievery oder)

Khi đến lấy lệnh giao hàng phải xuất trình: Giấy giới thiệu, CMT & Vận đơn của lô hàng và giấy báo hàng về

Sau khi hoàn thành các thủ tục chứng từ như trên và đóng tiền bạn sẽ nhận được lệnh giao hàng D/O mang đi nhận hàng.

Thường khi có giấy báo hàng đến A/N nếu với lô hàng nguyên cont thì đại lý sẽ tới hãng tàu mà Đại lý thuê vận chuyển để cược cont và làm thủ tục ở cảng & thủ tục hải quan để lấy hàng về.

Trường hợp nếu chủ hàng thực sự của lô hàng muốn trực tiếp tới hãng tàu lấy lệnh giao hàng khi có A/N sẽ được đại lý sẽ chỉ cấp ủy quyền đến hãng tàu, rồi sau đó bạn làm thủ tục lấy lệnh ở Hãng tàu..

Đối với hàng Container

Thường mất 6 – 12h mới đổi lệnh và lấy hàng được (vì cảng còn phải nhập dữ liệu máy tính, nếu có số Cont của bạn cảng sẽ làm lệnh cho bạn, đối với trường hợp những lô hàng lấy gấp, bình thường thủ tục đổi lệnh tại cảng sẽ trong vòng 12h từ khi hàng về cảng tùy tính chất hàng

Đối với Lô hàng lẻ (LCL)

thông thường phải mất 02 ngày để khai thác hàng về kho gom hàng lẻ CFS (Vì kho hàng còn phải làm thủ tục kéo Cont từ Cảng về kho và khai thác từ Container vào kho)

Phân biệt Arrival Notice (N/A) và Delivery Order (D/O)

Arrival Notice với Delivery Order khác nhau ở các điểm như:

Delivery Order (D/O)

• D/O – Delivery Order là lệnh giao hàng. Đây là chứng từ do hãng tàu/đại lý hãng tàu cấp cho người nhập khẩu/đại diện của người nhập khẩu ủy quyền cho khách hàng có tên trên D/O nhận hàng ra khỏi cảng.
• D/O dùng để khai báo với cơ quan hải quan cảng đến và làm thủ tục thay đổi lệnh hàng tại cảng trước khi hàng rời cảng, kho, bãi…
• D/O không phải là chứng từ có thể chuyển nhượng và không dùng làm bằng chứng về hàng hóa hoặc biên lai hàng hóa.

Arrival Notice (N/A)

• Arrival Notice (A/N) là thông báo chi tiết từ hãng tàu/ đại lý hãng tàu/ công ty logistics/ forwarder cho người nhận hàng về lịch trình cập cảng nhận hàng của tàu.
• Thông báo hàng đến (A/N) sẽ hiển thị thông tin chi tiết về lô hàng Thông báo hàng đến (A/N) được phát hành bởi công ty vận chuyển, hãng vận chuyển, công ty hậu cần hoặc hãng vận chuyển của nước nhập khẩu (điểm đến).

Mục đích

• Thông báo cho người nhận biết ngày dự kiến ​​tàu cập cảng đích.Từ đó có thể lên kế hoạch cho việc thanh toán phí địa phương và lên lịch làm thủ tục hải quan và vận chuyển hàng hóa đến kho của bạn.
• Trong trường hợp lấy hàng ngày cập cảng làm căn cứ thanh toán/ giao hàng trong mua bán…

Trên đây là thông tin về Arrival Notice (A/N) là gì do Epacket Việt Nam đã tổng hợp. Hy vọng qua nội dung trên sẽ có ích cho các bạn.

Nếu quan tâm tới các thông tin khác về lĩnh vực Logistics thì hãy đón đọc bài viết mới nhất của chúng tôi nhé!