Chuyển hoàn là gì? Tại sao tình trạng này thường xảy ra đối với các bạn bán hàng Online? Gửi giao nhận một đơn hàng, tất cả mọi người đều mong muốn hàng có thể đến địa chỉ nhận chỉ trong một lần vận chuyển.
Tuy nhiên, vì nhiều lý do nào đó mà đơn hàng không được giao nhận thành công và bị hoàn về. Sau đây hãy cùng Epacket Việt Nam tìm hiểu nguyên nhân và cách khắch phục hàng bị chuyển hoàn nhé!
Chuyển hoàn là gì?
Chuyển hoàn là hình thức người mua trả lại hàng, không nhận hàng khi bên vận chuyển mang tới. Trong trường hợp này, người gửi sẽ thanh toán toàn bộ cước phí dịch vụ 2 chiều cũng như các chi phí chuyển phát nhanh phát sinh khác trừ trường hợp có thỏa thuận khác với đơn vị vận chuyển.
Hàng hóa bị chuyển hoàn càng chậm sẽ mang tới nhiều rủi ro hơn cho người bán ví dụ như hư hỏng hàng làm tổn thất và tăng chi phí.
Thông thường khi hàng hóa bị chuyển hoàn và đơn vị giao hàng uy tín đã liên hệ với người gửi và xác nhận làm thủ tục chuyển hoàn thì thời gian gửi hàng lại cho người bán sẽ bằng 1-1.5 thời gian giao hàng.
Đây chính là lý do nhiều shop mới vận hành nên lưu ý và tìm hiểu kỹ chuyển hoàn là gì để hạn chế phát sinh những vấn đề tương tự khi kinh doanh.
Bởi vì vấn đề này không chỉ khiến bạn tốn kém chi phí chuyển phát nhanh mà còn có nguy cơ hư hỏng hàng hóa, đặc biệt là thực phẩm do thời gian vận chuyển lâu.
Chuyển hoàn hàng hóa nguyên nhân từ đâu?
Sau khi đã hiểu cơ bản chuyển hoàn là gì, yếu tố tiếp theo chính là tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến vấn đề chuyển hoàn.
Những lý do chính cho tình trạng này bao gồm:
Không thể liên lạc được với người nhận
Thông thường, trước khi giao hàng nhân viên giao hàng nhanh đều sẽ liên hệ với khách để xác nhận thời gian cũng như địa điểm giao hàng.
Tuy nhiên, nếu không liên lạc với người mua nhiều lần, đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển sẽ xác nhận chuyển hoàn để gửi hàng lại cho người gửi hoặc nhận phương án xử lý phù hợp.
Người nhận không có nhà hoặc đi vắng
Cũng tương tự như vấn đề không liên lạc được khi giao hàng, nếu người nhận không có nhà hoặc đi vắng lâu hơn thời gian đơn vị vận chuyển có thể giữ hàng thì phương án xử lý lúc này chính là chuyển hoàn.
Hẹn gửi lại quá nhiều lần
Thông thường, các đơn vị vận chuyển chỉ nhận giao hàng trong khoảng 3-4 lần. Chính vì vậy, nếu người mua vì lý do nào đó mà hẹn phát lại quá nhiều lần thì phía đơn vị vận chuyển sẽ không hỗ trợ, đồng thời liên hệ lại với người gửi để làm thủ tục chuyển hoàn.
Người mua không nhận hàng
Người mua từ chối nhận hàng khi hàng hóa không đúng như mô tả. Đây là trường hợp rất dễ gặp phải đối với các shop online sử dụng dịch vụ ship COD Hà Nội hoặc các tỉnh thành khác.
Khách hàng mua sản phẩm thông qua những thông tin mà người bán cung cấp mà không trực tiếp được lựa chọn cho đến khi nhận hàng.
Đôi khi do kỳ vọng của khách về sản phẩm quá lớn hoặc người bán không cung cấp đúng chủng loại đã cam kết dẫn đến người mua từ chối nhận hàng.
Thông tin người nhận không chính xác
Trong quá trình cung cấp thông tin người gửi cho đơn vị vận chuyển, cũng có trường hợp sai sót từ phía người bán hoặc khách hàng dẫn đến địa chỉ hoặc các thông tin liên quan không chính xác.
Thông thường, các đơn vị sẽ hỗ trợ điều chỉnh đối với khu vực quận, huyện. Ngoài ra, nếu người mua yêu cầu thay đổi thông tin nhận hàng, các shop sẽ phải chuyển hoàn, hủy đơn hoặc yêu cầu phát lại tùy theo thỏa thuận giữa các bên.
Cước chuyển hoàn là bao nhiêu?
Phí chuyển hoàn bao nhiêu phụ thuộc vào từng đơn vị giao hàng và loại hàng hóa. Vì vậy, để hạn chế rủi ro bạn nên chọn đơn vị vận chuyển có hỗ trợ phí với những đơn hàng hoàn và nên thỏa thuận kỹ với bên vận chuyển trước khi quyết định hợp tác.
Để biết phí chuyển hàng bao nhiêu, ai phải trả phí chuyển hàng hãy liên hệ trực tiếp với dịch vụ vận chuyển bạn chọn và nhận tư vấn nhanh nhất.
Bạn có thể cân nhắc bảng mức phí để có hướng xử lý phù hợp, tiết kiệm chi phí phát sinh hiệu quả.
Để tránh rủi ro phát sinh nhiều hơn, bạn cần phải có những cách xử lý phù hợp đối với vấn đề hoàn hàng. Chúng tôi gợi ý cho bạn những cách thức như sau:
- Chủ động cập nhật hành trình đơn hàng qua mã đơn hàng/mã vận đơn (tracking number) để có hướng xử lý nhanh những đơn buộc hoàn về người bán. Sau đó, lựa chọn các phương án xử lý đơn chuyển hoàn.
- Có 3 phương án hoàn hàng như sau: Yêu cầu phát lại; Yêu cầu hoàn hàng; Tiêu hủy hàng.
- Lựa chọn những hãng vận chuyển có tỉ lệ chuyển hoàn thấp, dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt, có mức phí vận chuyển và phí chuyển hoàn phù hợp.
Hàng chuyển hoàn khi nào người gửi nhận được?
Trong quá trình tìm hiểu bưu kiện chờ chuyển hoàn là gì, nhiều người khá thắc mắc thời gian nhận lại hàng hoàn là bao lâu.
Thông thường, nếu hàng hóa bị chuyển hoàn thì thời gian người bán nhận lại được hàng của mình thường khá chậm. Ngoài ra, người bán sẽ phải đối diện với những vấn đề như hàng hóa bị mất, bị hư hỏng hay tổn thất.
Tùy theo đơn vị vận chuyển mà thời gian nhận được hàng hoàn sẽ khác nhau. Với những đơn vị giao hàng nhanh, uy tín thông thường thời gian xác nhận thủ tục chuyển hàng và gửi lại hàng cho người bán sẽ không quá lâu. Mức thời gian giao lại hàng hoàn sẽ khoảng 7 – 10 ngày tùy từng trường hợp.
Xử lý hàng bị chuyển hoàn thế nào?
Hàng hoàn sẽ mất khoảng 1 – 1.5 thời gian so với giao hàng thông thường.
Với các đơn hàng bị chuyển hoàn sẽ được trả lại theo đúng địa chỉ của người vận đơn giao dịch trước đó. Trong trường hợp phí vận chuyển hàng hóa do người gửi chi trả, thì cước phí chuyển hoàn sẽ thuộc về trách nhiệm của người gửi.
Cước phí này sẽ được tính từ nơi chuyển hoàn về địa chỉ của người gửi hàng. Thời gian hoàn hàng sẽ mất từ 1 – 1.5 thời gian giao hàng thông thường.
Các đơn hàng do người nhận thanh toán cước phí, khi không nhận hàng bạn sẽ phải trả chi phí vận chuyển đường về cho bên vận chuyển.
Shipper không cam kết thời gian chuyển hoàn bưu kiện đến người gửi, nhưng thời gian vận chuyển hàng chuyển hoàn cũng không quá lâu.
Cách hạn chế tình trạng chuyển hoàn
Sau khi đã hiểu rõ nguyên nhân cũng như các yếu tố liên quan đến chuyển hoàn là gì, các shop cần lưu ý một số vấn đề để hạn chế tình trạng chuyển hoàn, đặc biệt là khi sử dụng dịch vụ ship COD tại Hà Nội và một số tỉnh thành lớn khác.
Kiểm tra hàng hóa đóng gói cẩn thận
Trước khi gửi hàng cho đơn vị vận chuyển, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng cả chất lượng sản phẩm và đối chiếu với yêu cầu của khách khi đặt hàng.
Ngoài ra, việc đóng gói cũng rất quan trọng, có thể tác động đến quyết định nhận hàng của khách.
Do đó, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng là yếu tố rất quan trọng giúp giảm thiểu tình trạng chuyển hoàn khi sử dụng dịch vụ chuyển phát.
Xác nhận đơn hàng kỹ với khách
Thực tế có không ít khách hàng đã chọn mua nhưng lại không chịu nhận hàng với các lý do rất không rõ ràng.
Chính vì vậy, để hạn chế việc chuyển hoàn, bạn nên kiểm tra và xác nhận lại thật kỹ các thông tin liên quan để đảm bảo người mua chấp nhận thanh toán khi sử dụng dịch vụ ship COD tại Hà Nội hay các tỉnh thành khác.
Chuyển hàng nhanh nhất có thể
Đa phần khách mua hàng online đều mong muốn nhận hàng trong thời gian sớm nhất có thể, trừ trường hợp những shop đã có báo trước với khách về thời gian chờ đợi.
Việc giao hàng quá lâu có thể ảnh hưởng đến tâm lý của khách, đặc biệt là trường hợp khách đang cần gấp sản phẩm đó để sử dụng.
Khách hàng sẽ không quan tâm đến việc chuyển hoàn là gì hay thiệt hại của cửa hàng khi gặp tình trạng này. Họ chỉ muốn nhận được hàng càng sớm càng tốt.
Chính vì vậy, bên cạnh việc chuẩn bị hàng nhanh nhất có thể thì lựa chọn đơn vị chuyển phát uy tín, cam kết đúng thời gian giao hàng toàn trình sẽ hỗ trợ rất lớn để giảm thiểu tình trạng chuyển hoàn cho shop.
Yêu cầu đặt cọc đối với những đơn hàng lớn
Cuối cùng, để giảm thiểu các rủi ro chuyển hoàn hàng đối với các đơn ship COD tại Hà Nội hoặc những tỉnh thành khác, bạn có thể yêu cầu khách đặt cọc một phần trước khi giao hàng, đặc biệt là với những đơn hàng có giá trị cao.
Đây là sự ràng buộc cần thiết để đảm bảo khách nhận hàng cũng như bù đắp phần nào chi phí trong trường hợp bắt buộc phải chuyển hoàn.
Theo dõi trạng thái đơn hàng – lịch trình vận chuyển chặt chẽ
Để giảm thiểu tình trạng chuyển hoàn khi sử dụng dịch vụ chuyển phát, người gửi nên thường xuyên theo dõi đơn hàng – lịch trình vận chuyển.
Nếu thấy đơn hàng sắp chuyển sang trạng thái giao hàng, người gửi hãy chủ động thông báo cho người nhận để họ sắp xếp công việc và chú ý điện thoại khi shipper liên lạc đến.
Trên đây là thông tin về chuyển hoàn là gì? do Epacket Việt Nam đã tổng hợp và gửi tới bạn đọc. Hy vọng qua nội dung trên sẽ có ích cho các bạn.
Nếu quan tâm tới các thông tin khác về lĩnh vực Logistics hãy đón đọc bài viết mới nhất của chúng tôi nhé!
