Debit note là gì? Phân biệt Debit Note và Credit Note trong xuất nhập khẩu

Debit Note là gì? Credit Note là gì? Tại sao nhiều người sử dụng thuật ngữ Credit Memo? Khi nào thì các chứng từ này được sử dụng? Trong thực tế thì Debit Note và Credit Note là 2 thuật ngữ thông dụng trong ngành vận tải xuất nhập khẩu Logistic và thương mại hàng hóa.

Hiểu một cách đơn giản thì đây là chứng từ dạng hóa đơn điều chỉnh giá trị. Tuy nhiên giữa Debit Note và Credit Note sẽ có sự khác nhau về nhiều mặt

Vậy để tìm hiểu kỹ hơn về thuật ngữ trên thì hãy cùng Epacket Việt Nam theo dõi nội dung dưới đây nhé!

Debit Note là gì?

Debit Note (Debit memo) được hiểu là “giấy báo nợ”. Đây là một loại giấy tờ quen thuộc trong giao dịch thương mại quốc tế. Debit note là một chứng từ thương mại mà người mua gửi cho người bán. Người bán cũng có thể sử dụng Debit Memo thay cho hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh giá trị hóa đơn khi bị sai. Vì thế, thường Debit Memo chỉ được sử dụng ở mô hình kinh doanh B2B.

Thuật ngữ này thường được sử dụng trong lĩnh vực kinh tế, đặc biệt là ngành xuất nhập khẩu và thương mại hàng hóa.

Debit Note là chứng từ thương mại được nhà cung cấp hàng hóa gửi đến đối tác mua hàng để thông báo về nghĩa vụ thanh toán các hóa đơn chưa được thanh toán đầy đủ. Debit note cũng có thể được sử dụng để nhắc nhở về các khoản tiền sắp đến hạn hoặc cung cấp thông tin liên quan đến hóa đơn thanh toán sắp tới.

Trong một số tình huống, giấy báo nợ có thể được lập bởi bên mua và gửi đến bên bán khi có nhu cầu trả lại hàng hóa đã mua. Trong trường hợp này, Debit note sẽ bao gồm nội dung về lý do hợp lý cho việc trả hàng và tổng số tiền đã được giải ngân để bên cung cấp hàng hóa có thể hoàn tiền (nếu có).

Ngoài ra, Debit note còn có vai trò như một hóa đơn điều chỉnh (Debit Memo). Khi xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc cần điều chỉnh giá trị hóa đơn tăng lên, Debit note được sử dụng. Trong trường hợp này, Debit note sẽ đi kèm với lời giải thích chi tiết nhằm đảm bảo tính minh bạch giữa hai bên.

Tóm lại, Debit note được hiểu là giấy báo nợ, không chỉ có chức năng thông báo nghĩa vụ thanh toán mà còn còn được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Tùy thuộc vào từng tình huống, doanh nghiệp khi lập Debit note phải cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả giao dịch tốt nhất

Ý nghĩa của debit note

Debit note, hay còn gọi là debit meno, là một dạng hóa đơn được sử dụng để điều chỉnh giá trị trong mô hình B2B. Nhà cung cấp sẽ phát hành debit note trong hai tình huống sau:

• Khi hóa đơn thuế gốc đã được phát hành, nhưng giá trị thuế trong hóa đơn đó thấp hơn giá trị thuế thực tế.
• Khi hóa đơn thuế gốc đã được phát hành, nhưng giá trị tính thuế trong hóa đơn lại thấp hơn số tiền thuế thực tế cần phải nộp
• Debit note được sử dụng để trao đổi thông tin liên quan đến thanh toán trong các giao dịch doanh nghiệp, hoặc nhắc nhở về các khoản tiền sắp đến hạn thanh toán.

Debit Note có đặc điểm gì?

Giấy báo nợ Debit note thông thường có những đặc điểm cơ bản dưới đây:

• Giấy báo nợ thông thường được dùng trong các giao dịch thương mại giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp. Giao dịch phổ biến nhất là gia hạn tín dụng.
• Debit note được ví như chứng từ xác nhận tỷ lệ phần trăm hoa hồng mà doanh nghiệp đã trả cho đại lý. Debit note sẽ được lập thành 2 bản, 1 bản sẽ do doanh nghiệp giữ và bản còn lại khách hàng sẽ giữ.
• Debit note có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, ngay khi hàng đến bến, phía đại lý sẽ thực hiện thanh toán tiền bằng những số liệu được ghi nhận trên chứng từ này.

Vì Debit note cũng có dạng thư nên trong nội dung trong chứng từ có thể không yêu cầu bên mua thanh toán tiền hàng ngay lập tức nếu debit note được dùng để cảnh báo với người mua về những khoản nợ sắp đáo hạn.

Không chỉ là hoá đơn, chứng từ, Debit Note cũng mang trên mình nhiều chức năng hữu ích như:

• Debit Note trong giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp để cung cấp thông tin liên quan về hoá đơn thanh toán sắp tới. Cũng có thể hiểu rằng Debit Note là giấy nhắc nhở về những khoản tiền đã hết thời hạn buộc phải thanh toán.
• Debit Note là chứng từ trả nợ có liên quan đến việc gia hạn tín dụng. Bởi người bán thực hiện giao hàng cho người mua khi chưa nhận được thanh toán của đơn hàng này.
• Với hàng hoá được trả lại, Debit Note sẽ thể hiện tổng số tiền tín dụng đã cấp sẽ đi kèm theo với sản phẩm trả lại và lý do trả lại.
• Trong trường hợp giá trị trên hoá đơn có sai lệch, người bán sẽ dùng Debit Note để chỉnh sửa hoá đơn.

Các hình thức Debit note phổ biến

Debit note được lập ra dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng phổ biến nhất là hai dạng: dạng bưu thiếp và dạng biên lai vận chuyển. Vậy các dạng Debit note là gì?

• Với dạng thư, Debit note như một cách nhắc nhở bên mua về các khoản nợ sắp tới hạn. Debit note dạng bưu thiếp dùng trong trường hợp bên bán không chắc chắn hóa đơn gốc đã được phát hành chưa. Ngoài các thông tin bắt buộc, nội dung bưu thiếp Debit note còn có thể đính kèm thông tin về cách thanh toán nợ như: thông tin liên hệ, thông tin tài khoản nhận thanh toán
• Với dạng biên lai vận chuyển, Debit note được gửi đến bên mua sau khi họ đã nhận hàng nhưng chỉ thanh toán một phần tiền. Biên lai Debit note có thể thay thế cho hóa đơn và người mua có thể dựa vào đó để trả lại hàng nếu chất lượng không đảm bảo.

Những điều kiện để đề xuất Debit Note (giấy báo nợ)

Trong quá trình làm thủ tục hải quan, đại lý phải chọn debit note trong phần “HBL details add”. Đồng thời, kế toán của doanh nghiệp cần bổ sung thông tin này vào các khoản thu khác trong báo cáo tài chính.

Sau khi chuẩn bị chứng từ dưới định dạng file doc, kế toán gửi email cho đại lý để tiến hành các thủ tục vận chuyển hàng hóa.

Debit note có phải là chứng từ bắt buộc không?

Trên thực tế, không phải trong bất kỳ giao dịch nào doanh nghiệp cũng cần lập Giấy báo nợ (Debit note). Nhà cung cấp hàng hóa có thể lập hoặc không lập Debit note, tuy nhiên họ ưu tiên lập Giấy báo nợ để tiện theo dõi tất cả giao dịch. Về phía bên mua, đôi khi đối tác mua hàng cũng đưa ra yêu cầu nhà cung cấp gửi Debit note để lưu trữ nội bộ cho công ty.

Có thể nói Debit note không phải là một chứng từ cứng nhắc và bắt buộc trong khâu giao dịch thương mại. Việc sử dụng Giấy báo nợ là hoàn toàn linh hoạt và dùng Debit note hình thức nào đều phụ thuộc vào kế toán của mỗi công ty.

Thông tin trên Debit Note cần có

Với khái niệm Debit note là gì và các tình huống sử dụng Debit note nêu trên, chúng ta phần nào hình dung những thông tin cần có trên chứng từ này.

Chúng bao gồm các thông tin chính sau đây:

• Thông tin truy xuất về bên mua và bên bán;
• Tên hàng hóa, số hiệu hàng hóa;
• Thời gian giao dịch (ngày/tháng/năm);
• Tổng giá trị đơn hàng;
• Số tiền cần thanh toán trong kỳ hạn sắp tới;

Các thông tin có trên Debit note cần chi tiết, cụ thể, rõ ràng để đối tượng tiếp nhận có thể nắm bắt và thực hiện. Nhờ đó giao dịch giữa hai bên trở nên minh bạch và dễ dàng hơn.

Credit Note là gì?

Credit note (credit memo) là giấy báo giảm, hóa đơn giảm hoặc giấy báo có. Credit Note  là 1 chứng từ thương mại do người bán lập ra bán cho người mua với số tiền hàng ít hơn hoặc bằng số tiền trên hoá đơn.

Trong thương mại, loại chứng từ này chỉ được áp dụng khi người mua hàng ko nhận được hàng hoá, hoặc khách trả lại sản phẩm do bị hư, khiếm khuyết. Hoặc trường hợp khách hàng trả dư tiền so với số tiền in trên hoá đơn thì có thể dùng Credit note để trả lại tiền thừa.

Việc người bán phát hành credit note có tác dụng thúc đẩy người mua (khách hàng) quay lại mua sản phẩm/dịch vụ trong tương lai. Tiếng Việt cũng có thể gọi hoá đơn giảm giá, giấy báo không, giấy báo có. Đây là một loại chứng từ thương mại mà Bên bán phát hành ra sẽ được dùng đính kèm với hoá đơn.

Ví dụ minh hoạ về Credit note:

• Một lô hàng xuất nhập khẩu gồm nhiều mặt hàng dễ hư hại trong quá trình vận chuyển từ bên A bán cho bên B. Khi bên B quyết toán thấy có số lượng sản phẩm đã thay đổi. Bên B sẽ thông báo với đại diện của bên A về điều này.
• Kết thúc thời gian thoả thuận của bên B và bên A, việc xuất hoá đơn thuế theo đúng giá trị của lô hàng được mua sẽ được điều chỉnh xuống bằng Credit Note. Bên B có thể căn cứ vào con số trên Credit Note mà bên A phát hành để tính giá hoá đơn và thanh toán.

Credit Note có đặc điểm gì?

Thông thường một quy trình phát hành chứng từ Credit Note bao gồm những bước sau:

• Bên A cung cấp chứng từ cho bên B cùng với hoá đơn thuế.
• Bên B phát hiện những yêu cầu về hàng hoá không đúng theo thoả thuận và thông báo với bên A các chi phí giảm bớt từ Debit Note (chứng từ ghi nợ) .
• Bên A chấp nhận Debit Note và phát hành một chứng từ Credit Note.
• Trong trường hợp phát hành Credit Note, doanh nghiệp cần lưu ý ghi chú phía trên nhằm hạn chế tình trạng khách hàng nhầm lẫn với những hoá đơn khác.
• Nếu trong hoá đơn đã ghi thuế giá trị gia tăng thì khi phát hành giấy báo có bạn cần điều chỉnh lại VAT cho đúng.
• Credit Note cho phép xoá hoàn toàn hoặc một phần của hoá đơn thuế do bên bán phát hành, tuỳ thuộc vào sự lựa chọn trước đó của mỗi công ty.
• Điều kiện: Hoá đơn giảm được sử dụng khi có một số tiền mặt ít hơn hoặc bằng trong hoá đơn thuế đã phát hành.

Ý nghĩa của Credit note

Bất ký quy trình nào cũng có thể có lỗi xảy ra và quy trình lập hoá đơn này cũng vậy. Chỉnh sửa thông tin số tiền trên hoá đơn một cách hợp lệ trên các báo cáo tài chính (có những quốc giá không áp dụng được) mà không cần thiết phải huỷ bỏ hoá đơn và thay đổi hoá đơn khác.

Đây cũng là một kênh của Remarketing để hỗ trợ cho các khách hàng trong chiến lược giá mà đối thủ cạnh tranh có thể hiểu được, mặc dù phải áp dụng thêm những quy định về thuế cao hơn.

Thông thường, các chứng từ Credit Note thường được doanh nghiệp lưu giữ 72 tháng kể từ thời gian phát hành và được lưu trữ có thể theo hình thức bằng bản cứng hoặc file mềm trên các hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán của doanh nghiệp đó.

Các trường hợp Credit Note được phát hành

Các trường hợp khác mà chứng từ hoá đơn giảm được lập như sau:

• Khách hàng thanh toán tiền không theo hoá đơn gốc.
• Một số sản phẩm không đúng quy định theo yêu cầu khi bàn giao cho khách hàng.
• Khi khách hàng thay đổi ý định không dùng sản phẩm và dịch vụ của Công ty.
• Khách hàng không hài lòng với sản phẩm và đề nghị đổi trả hoặc hoàn tiền.
• Bên bán không áp dụng chiết khấu đối với người mua trong thời gian sản phẩm và dịch vụ có hiệu lực.
• Sự nhầm lẫn về giá trên hoá đơn bán cho khách hàng vượt quá giá trị lô hàng.

So sánh Credit Note và Debit Note

Vậy sự khác nhau của credit note và debit note ở những đặc điểm như thế nào? Dù cả hai cùng được coi là các hoá đơn chứng từ điều chỉnh giá trị nhưng mục đích và ý nghĩa của 2 loại chứng từ này thì hoàn toàn khác nhau.

Sự khác biệt đó thể hiện qua các đặc điểm dưới đây:

• Debit Note là chứng từ khi điều chỉnh tăng giá trị. Người mua xuất loại hoá đơn trên nhằm mục đích buộc bên bán sử dụng Credit note. Hoạt động này là hợp pháp nhằm mục đích gia tăng giá trị hoá đơn đã được phát hành trước đó.
• Phát hành với Debit Note, Credit Note được người bán làm ra với mục đích nhằm để điều chỉnh lại giá trị hoá đơn. Trong trường hợp, hàng hoá gây nên lỗi do nhà sản xuất phát hành, người mua muốn nhận được hàng và hoàn trả tiền. Credit note sẽ được tạo ra nhằm xoá đi giá trị của hoá đơn do nhà cung cấp đã phát hành trước đó.
• Như vậy, bản chất của 2 loại hoá đơn Credit và Debit note là hoàn toàn khác nhau. Hiểu rõ bản chất của hoá đơn, bạn sẽ dễ dàng phân biệt và sử dụng chúng một cách đúng đắn khi phát sinh tình huống bất ngờ xảy ra.

Credit Note và Debit Note khác nhau gì?

Debit note và credit note là hai loại giấy tờ quan trọng trong quá trình giao dịch kinh doanh.

Dưới đây là  thông tin giúp bạn phân biệt giữa Credit Note và Debit Note:

	Debit note	Credit note
Mục đích	Debit note được sử dụng để thông báo nghĩa vụ thanh toán hóa đơn hàng hóa còn thiếu. Ngoài ra, nó còn được sử dụng để nhắc nhở về các khoản tiền sắp đến hạn thanh toán hoặc cung cấp thông tin liên quan đến hóa đơn thanh toán sắp đến.	Credit note được sử dụng để hủy bỏ giá trị hóa đơn đã xuất trước đó. Nó thường được tạo ra khi hàng hóa được cung cấp có lỗi hoặc khi khách hàng muốn trả hàng.
Người phát hành	Debit note thường được xuất bởi bên mua hoặc người mua.	Credit note thường được xuất bởi bên bán hoặc người bán.
Điều chỉnh giá trị	Debit note được sử dụng để điều chỉnh giá cả theo chiều tăng. Nó yêu cầu người bán cung cấp credit note để tăng giá trị hóa đơn đã có trước đó.	Credit note được sử dụng để điều chỉnh giá trị hóa đơn theo chiều giảm. Nó hủy bỏ giá trị hóa đơn đã xuất trước đó.
Trường hợp áp dụng	Debit note áp dụng khi phát hiện hóa đơn thiếu hàng hoá, cần nhắc nhở về các khoản tiền sắp đến hạn thanh toán hoặc cung cấp thông tin cần thiết về hóa đơn thanh toán sắp đến.	Credit note áp dụng khi hàng hóa được cung cấp có lỗi hoặc khách hàng muốn trả hàng.

Debit Note và Credit Note cung cấp những nội dung gì?

Những thông tin cần ghi trong chứng từ Credit Note và Debit Note cần chi tiết, rõ ràng, cụ thể:

• Họ & Tên, địa chỉ và mã số GSTIN của nhà cung cấp;
• Bản chất của tài liệu;
• Số seri nhà sản xuất duy nhất cho một năm tài chính;
• Ngày phát hành tài liệu;
• Họ tên, địa chỉ, GSTIN/Số ID duy nhất của người nhận (nếu do bên người nhận đăng ký);
• Số seri và ngày phát hành hóa đơn thuế tương ứng (nếu có);
• Giá trị tính thuế của hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, số tiền thuế (nếu có);
• Chữ ký viết hoặc chữ ký số của nhà cung cấp/đại diện ủy quyền.

Trên đây là thông tin về Debit Note và Credit Note là gì? do Epacket Việt Nam đã tổng hợp và gửi tới các bạn. Hy vọng qua nội dung trên sẽ giúp bạn đọc hiểu được 2 chứng từ này có công dụng thế nào?

Nếu quan tâm tới các thông tin khác trong lĩnh vực Logistics thì hãy đón đọc bài viết mới nhất của chúng tôi nhé!