Packing List là gì? Phiếu đóng gói có vai trò thế nào trong xuất nhập khẩu? Với bất kì bộ chứng từ nào, làm thủ tục hải quan, làm thanh toán, bảo hiểm, bạn cũng cần kèm theo packing list.
Giấy tờ này sẽ mô tả chi tiết nội dung lô hàng và thông thường không bao gồm giá trị lô hàng. Vậy trên Packing List gồm những thông tin nào? Cần lưu ý gì khi tạo lập?
Cùng Epacket Việt Nam tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Packing List là gì?
Packing List hay Phiếu đóng gói là bảng kê danh mục hàng hóa như thỏa thuận của Hợp đồng, thông tin trên bảng kê tương tự như hóa đơn nhưng không cần có các thông tin liên quan đến thanh toán hay đơn giá hoặc trị giá hoặc đồng tiền thanh toán. Điều quan trọng là cần có quy cách đóng goi, trọng lượng và kích thước.
Nếu theo nghĩa tiếng Anh dịch đơn thuần, thì phải dịch là Chi tiết đóng gói, hay Danh sách đóng gói mới sát nghĩa. Tuy nhiên theo tập quán, người ta vẫn gọi là phiếu, thì ta cũng gọi theo như vậy cho mọi người cùng thông hiểu.
Cũng giống như với Hóa đơn thương mại, bạn cũng có thể soạn thảo Phiếu đóng gói bằng cách tham khảo các mẫu có sẵn. Sau đó chỉnh sửa, bổ sung những nội dung cho phù hợp với nhu cầu của mình
Packing List có nội dung gì?
Về cơ bản Packing List sẽ gồm những nội dung chính sau:
- Tiêu đề + Số P/L + Date.
- Nhà xuất khẩu (Shipper).
- Nhà nhập khẩu (Consignee).
- Thông tin người đại diện nhập khẩu (Notify party).
- Tên tàu & số chuyến trên Booking (Vessel / Voy).
- Số Booking (Có một số hãng tàu có số Booking và số B/L khác nhau).
- Số container + số seal.
- Cảng xuất hàng (Port of Loading).
- Cảng nhập hàng (Port of Discharging).
- Mô tả hàng hóa (Description of goods).
- Số lượng kiện hàng (Number of package).
- Trọng lượng tịnh (Net weight).
- Trọng lượng cả bao bì (Gross weight).
Packing List gồm những loại nào?
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hiện nay thường sử dụng các mẫu Packing List như:
- Detailed Packing List: Đây là phiếu đóng gói chi tiết, thể hiện chi tiết trên trên lô hàng, hai bên mua bán dùng loại packing list này để kiểm tra số lượng chi tiết của hàng hóa. Dựa vào đó biết bên bán đóng hàng thiếu không, trường hợp có phát sinh sẽ truy xuất được lỗi nằm ở khâu nào trong quá trình vận tải.
- Neutrail Packing List: Là phiếu đóng gói trung lập. Trên loại này không thể hiện tên người bán, ít khi được sử dụng
- Packing and Weight list: Tương tự như phiếu đóng gói chi tiết, nhưng phiếu đóng gói này có kèm theo bảng kê trọng lượng.
Packing List có chức năng thế nào?
Cùng với câu hỏi Packing List là gì, thì câu hỏi về chức năng của chứng từ này cũng quan trọng không kém.
Như tên gọi cho thấy, Packing List chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hóa. Nghĩa là khi nhìn vào đó, bạn hiểu được lô hàng được đóng gói như thế nào. Điều này sẽ giúp bạn tính toán được:
- Cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ, chẳng hạn 1 container 40’ loại cao;
- Có thể xếp dỡ hàng bằng công nhân, hay phải dùng thiết bị chuyên dùng như xe nâng, cẩu…;
- Phải bố trí phương tiện vận tải bộ như thế nào, chẳng hạn dùng xe loại mấy tấn, kích thước thùng bao nhiêu mới phù hợp;
- Sẽ phải tìm mặt hàng cụ thể nào đó ở đâu (pallet nào) khi hàng phải kiểm hóa, trong quá trình làm thủ tục hải quan.
Với những người chưa quen đọc chứng từ, cần phân biệt một chút giữa Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) với Phiếu đóng gói (Packing List). Hai loại chứng từ này nhiều khi nhìn gần giống nhau (vì thường được tạo ra từ 1 mẫu), và có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng.
Hóa đơn thương mại là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền. Còn phiếu đóng gói lại cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu…
Vai trò của Packing List trong xuất nhập khẩu
Vai trò của Packing List trong xuất nhập khẩu hàng hóa cụ thể như sau:
- Dùng để nhằm mục đích thực hiện việc khai báo hãng vận chuyển khi phát hành vận đơn.
- Hỗ trợ thanh toán trong trường hợp hàng hóa phải phù hợp với những gì được mô tả trên packing list.Packing list là một trong những chứng từ bắt buộc trong khai báo hải quan.
- Hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm, trong trường hợp xảy ra mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.
- Nếu không có packinglist – phiếu đóng gói hàng hóa thì hải quan sẽ không cho thông quan.
- Packing list cần ghi được cho vào container để khi mở cont có thể dựa vào danh sách trên packing để kiểm lại hàng (để bảo quản packing list nên bọc bởi túi chống thấm nước, hạn chế việc hỏng rách chứng từ).
- Hàng tới cảng nhập, càng xuất hải quan sẽ dựa vào packing List để kiểm tra hàng từ đó là căn cứ biết doanh nghiệp nhập đủ hàng hay thiếu hoặc thừa hàng.
Cần chuẩn bị trước các bản packing list có đóng dấu, ký tên giao cho các bên liên quan như: hãng vận tải, hải quan, ngân hàng. - Trường hợp làm chứng từ trực tuyến cần chọn tùy chọn danh sách đóng gói thích hợp và sau đó liên hệ với tất cả các bên liên quan để xác định xem danh sách đóng gói của bạn có cần phải được ký hay không.
- Bởi vì bất kỳ sai lầm nào trong danh sách đóng gói có thể gây sự lấy hàng (hàng nhập) trễ nên hãy chắc chắn chủ hàng sẽ gửi chứng từ đầy đủ cho người mua khi hàng được giao lên tàu.
Việc các chủ thể không hoàn thành packing list có thể xảy ra rất nhiều các vấn đề gây ra những ảnh hưởng đến doanh nghiệp như không nhận và gửi được hàng hóa, bị cơ quan Hải quan phạt,…
Bởi vậy doanh nghiệp cũng nên chú ý hoàn thành lại giấy tờ này kèm trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu hàng hóa, cần được gắn chặt vào bên ngoài của mỗi container vận chuyển. Đây được xem chính là trách nhiệm của chủ hàng và đại lý giao nhận trong việc xác định tổng trọng lượng và khối lượng của lô hàng có chính xác hay không.
Tại sao doanh nghiệp cần có Packing List
Nếu các chu thể không hoàn thành một danh sách đóng gói vô số các vấn đề có thể phát sinh có thể gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp của chính mình. Những vấn đề này bao gồm: không nhận/gửi được hàng hóa, bị cơ quan hải quan phạt,…
Một danh sách đóng gói xuất khẩu nên được gắn chặt vào bên ngoài của mỗi container vận chuyển, tốt nhất là trong một gói không thấm nước và một phong bì được đánh dấu rõ ràng danh sách đóng gói kèm theo.
Đó là trách nhiệm của các chủ hàng và đại lý giao nhận để nhằm mục đích chính đó là có thể thông qua đó xác định tổng trọng lượng và khối lượng của lô hàng và hàng hóa có chính xác không.
Tất cả thông tin này được dựa trên danh sách đóng gói. Ngoài ra, các cơ quan chức hải quan tại cảng nhập cảnh và cảng xuất cảnh có thể sử dụng danh sách đóng gói để thực hiện việc kiểm tra hàng hóa.
Bởi vì bất kỳ sai lầm nào trong danh sách đóng gói trên thực tế khi xảy ra cũng sẽ có thể gây sự lấy hàng (hàng nhập) trễ. Vì vậy tại cảng gửi thì các chủ thể rất cần phải chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết để đảm bảo rằng các chủ thể không phải gặp bất cứ vấn đề liên quan đến Packing List.
Sở dĩ Packing list quan trọng bởi vì trên thực tế nó ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp. Khi các chủ thể không có một danh sách đóng gói hàng hóa thì sẽ tiềm ẩn những nguy cơ bên trong. Nếu không có danh sách Packing list thì sẽ không biết được loại hàng xuất nhập thuộc hàng gì?
Dẫn đến không biết cách bảo quản như thế nào? Không biết địa chỉ giao nhận hàng nằm ở đâu? Nếu lô hàng thuộc hàng kiểm hóa mà lại không có thông tin thì chắc chắn sẽ bị các cơ quan hải quan gây khó khăn, giữ hàng và phạt tiền,…
Và còn rất nhiều hậu quả khó lường phía sau mà các chủ thể chưa biết. Vì vậy mà các chủ thể sẽ cần chuẩn bị danh sách đóng gói hàng dán bên ngoài cửa container và bao gói cẩn thận.
Lập Packing List cần lưu ý gì?
Với chức năng của packing list trong việc xác định quy cách đóng gói thì nội dung trên packinglist phải đảm bảo cac yếu tố sau:
- Số và ngày lập
- Tên hàng + mã hàng (nếu có), đơn vị tính, số lượng, trọng lượng
- Quy cách đóng gói, kích thước kiện hàng
- Dĩ nhiên không thể thiếu thông tin của Seller và Buyer
Mẫu Packing List
Epacket Việt Nam đã tổng hợp mẫu Packing List tại:
Trên đây là thông tin về Packing List là gì do Epacket Việt Nam đã tổng hợp và gửi tới các bạn. Hy vọng qua nội dung trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về phiếu đóng gói hàng hóa trong xuất nhập khẩu
Nếu quan tâm tới các thông tin về Logistics và xuất nhập khẩu thì hãy đón đọc bài viết mới nhất của chúng tôi nhé!
