Manifest là gì trong xuất nhập khẩu? Cách khai và chỉnh sửa

​​​​​​​Manifest là gì? Manifest là một trong những nghiệp vụ không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu, mua bán hàng hoá quốc tế.

Cùng với Epacket Việt Nam chúng ta sẽ tìm hiểu về Manifest và các thông tin xung quanh Manifest trong xuất nhập khẩu nha!

Manifest là gì?

Manifest là hệ thống tiếp nhận bảng khai báo hàng hoá cùng những chứng từ, giấy tờ của lô hàng dùng để thông quan đối với tàu xuất nhập cảnh. Khi lô hàng đến cảng, hàng tàu sẽ nhận được thông báo hàng đến (tức là Arrival Notice).

Việc khai báo hải quan sẽ được thực hiện bởi đại lý ở cảng, các thông tin về lô hàng cần phải khai báo bao gồm: số vận đơn, số lượng hàng, chi tiết về lô hàng, ngày tàu chạy, ngày phát hành vận đơn là bao nhiêu.

Các thông tin dùng để khai báo hải quan phải chắc chắn trùng khớp với những thông tin về lô hàng được cung cấp bởi người xuất khẩu. Việc hãng tàu và đơn vị giao nhận (Forwarder) khai thông tin lô hàng với hải quan sẽ được gọi là khai manifest.

• Cụ thể hơn, Forwarder sẽ khai manifest cho House Bill of Lading, trong khi đó, hãng tàu sẽ khai manifest cho Master Bill of Lading.
• Khi người nhận đến nhận hàng, cơ quan hải quan sẽ tiến hành đối chiếu các thông tin về lô hàng trên lệnh giao hàng DO (tức Delivery Order) với thông tin được hãng tàu khai trên manifest.
• Hàng sẽ được giao khi thông tin đối chiếu là trùng khớp và ngược lại. Như vậy, có thể thấy rằng, người nhận muốn nhận hàng sớm thì việc khai manifest phải được tiến hành hết sức cẩn thận.

Khai manifest ở đâu? Khi nào thì được tiến hành

Đối với thắc mắc này, chúng ta sẽ có câu trả lời như sau: Người khai hải quan sẽ được chủ động lựa chọn hình thức phù hợp và thuận lợi nhất cho mình.

cụ thể là:

• Khai manifest trực tiếp trên cổng thông tin một cửa quốc gia. Mẫu tờ khai theo chuẩn định dạng được công bố bởi Tổng cục Hải quan.
• Khai trực tiếp tại trang web của Tổng cục Hải quan.

Trên thực tế, theo quy định, hãng tàu sẽ phải tiến hành khai manifest và đưa ra những chỉnh sửa bổ sung trước khi hàng cập cảng từ 1 đến 2 ngày.

Tuy nhiên, hải quan nhiều quốc gia bắt buộc hàng tàu phải khai nghiệp vụ manifest sau khi tàu chạy được 12 giờ đồng hồ. Điển hình là Trung Quốc và Nhật, mục đích của việc này chính là tránh tình trạng buôn lậu hàng hoá.

Nếu như hãng tàu khai trễ quá thời gian quy định, chắc chắn sẽ phải đóng một mức phí phạt nhất định.

Nếu như hàng đã được thông qua mà hãng tàu muốn chỉnh sửa manifest thì thực sự sẽ rất khó khăn và tốn kém. Vì khả năng phải khai lại và chỉnh sửa manifest khá nhiều nên không ít hãng tàu đã thu thêm phí sửa bill.

Tại sao khai Manifest đặc biệt quan trọng?

Manifest rất quan trọng vì sau khi nhận A/N, consignee sẽ cầm lệnh giao hàng D/O đến hải quan để lấy hàng, nếu thông tin trên D/O giống với thông tin đã khai trên Manifest thì hải quan mới giao hàng cho consignee (người nhận hàng).

Tại sao cần phải khai Manifest?

Khi doanh nghiệp nhập khẩu đến nhận hàng, cơ quan hải quan sẽ tiến hành đối chiếu các thông tin về lô hàng trên lệnh giao hàng với thông tin được hãng tàu khai trên bản kê khai hàng hóa.

Nếu các thông tin được đối chiếu trùng hợp với nhau thì hải quan mới giao hàng cho nhà nhập khẩu và ngược lại. Việc khai bản kê khai hàng hóa đóng vai trò quan trọng giúp bên nhập khẩu lấy được hàng từ kho sớm, tránh lưu kho làm phát sinh thêm chi phí.

Hướng dẫn khai Manifest chi tiết

Sau khi hãng tàu/đại lý hãng tàu/công ty giao nhận đăng nhập thành công vào hệ thống khai Manifest Online, màn hình trang chủ hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hồ sơ của các hãng đã tạo trước đó.

Hoặc danh sách các hồ sơ được gán quyền khai báo thông tin (đối với forwarder).

File Excel bao gồm các Sheet:

• Declaration list: Có chứa danh mục các dữ liệu chuẩn của hệ thống. Lưu ý quan trọng là không được xóa hoặc chỉnh sửa nội dung trong Sheet này.
• Goods Declaration: Được dùng để khai báo bản khai hàng hóa (Cargo Manifest) đối với trường hợp không sử dụng EDI.
• House Bill of Lading: Được dùng để khai báo thông tin về vận đơn gom hàng (dành cho các forwarder).
• General Declaration: Được dùng để khai báo bản khai chung.
• Crew list: Được dùng để khai báo danh sách thuyền viên.
• Crew’s Effect Declaration: Được dùng để khai báo bản khai hành lý thuyền viên.
• Ship’s store Declaration: Được dùng để khai báo bản khai dự trữ của tàu.
• Passenger list: Được dùng để khai báo danh sách hành khách.
• Dangerous goods manifest: Được dùng để khai báo danh sách hàng hóa nguy hiểm.
• Empty Container: Được dùng để khai báo bảng kê danh sách container rỗng.

Cụ thể dưới đây là cách khai Manifest chi tiết:

• Ô B3: Nhập số của bộ hồ sơ cần khai báo.
• Ô B4: Nhập năm đăng ký hồ sơ.
• Ô B5: Lựa chọn chức năng của chứng từ phù hợp.
• Ô B6: Nhập tên và địa chỉ người gửi hàng như trên vận đơn.
• Ô B7: Nhập tên và địa chỉ người nhận hàng như trên vận đơn.
• Ô B8: Nhập tên và địa chỉ người được thông báo 1 như trên vận đơn.
• Ô B9: Nhập tên và địa chỉ người được thông báo 2 như trên vận đơn (nếu có).
• Ô B10: Nhập mã cảng chuyển tải/quá cảnh (nếu có).
• Ô B11: Nhập tên cảng chuyển tải/quá cảnh (nếu có).
• Ô B12, B13: Nhập thông tin về cảng giao hàng/Cảng đích (Final Destination). Nếu là hàng nhập thì khai vào ô B12 còn hàng xuất khai vào ô B13.
• Ô B14, B15: Nhập thông tin về địa chỉ cảng xếp hàng (Port of Loading). Nếu là hàng nhập thì khai vào ô B14, hàng xuất khai vào ô B15.
• Ô B16, B17: Nhập thông tin về địa chỉ cảng dỡ hàng (Port of unload/Discharge). Nếu là hàng nhập thì khai vào ô B16, hàng xuất khai vào ô B17.
• Ô B18: Nhập địa điểm giao hàng (Place of Delivery);
• Ô B19: Nhập loại hàng hóa.
• Ô B20: Nhập số vận đơn.
• Ô B21: Nhập ngày phát hành vận đơn, định dạng nhập dd/mm/yyyy.
• Ô B22: Nhập số vận đơn gốc (Master Bill Number).
• Ô B23: Nhập ngày phát hành Master Bill, định dạng nhập dd/mm/yyyy.
• Ô B24: Nhập ngày phương tiện vận tải khởi hành, định dạng nhập dd/mm/yyyy.
• Ô B25: Nhập tổng số kiện và loại kiện hàng.
• Ô B26: Nhập các thông tin ghi chú về hàng hóa/sản phẩm, Shipping Mark,…
• Khi khai báo online, bạn cần chú ý những vấn đề sau:

Mật khẩu bạn tạo bắt buộc phải có 8 ký tự trở lên và bao gồm cả số. Sau khi đăng nhập hệ thống thành công, bạn sẽ thấy danh sách các hồ sơ của các hãng đã tạo sẽ hiển thị trên màn hình.

Bạn cần truy cập quản lý hồ sơ để thực hiện các chức năng khai manifest cũng như sửa đổi hồ sơ theo đúng như mội dung mà chủ hàng khai.

>>>>Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ gửi hàng đi Mỹ giá rẻ

Các bước khai Manifest cơ bản

• Bước 1: Đăng nhập vào Cổng thông tin một cửa quốc gia https://vnsw.gov.vn/
• Bước 2: Tải file excel mẫu về và điền các thông tin trong file. Các mục thông tin sẽ khai báo bao gồm:
  • Declaration list: Không được chỉnh sửa hay xóa nội dung có trong mục này.
  • House bill of Lading: Các forwarder khai báo vận đơn gom hàng vào mục này
  • Goods Declaration: Khai báo hải quan hàng hóa
  • General Declaration: Khai báo chung
  • Passenger List: Khai báo danh sách khách hàng
  • Empty Container: Bảng kê khai báo danh sách container rỗng
  • Crew List: Khai báo danh sách thuyền viên
  • Dangerous goods manifest: Khai báo các mặt hàng có trong danh mục hàng hóa nguy hiểm
• Bước 3: Chọn mục Cục hàng hải và quản lý hồ sơ cấp phép trong website.
• Bước 4: Trong cửa sổ mới, tìm lô hàng cần khai báo theo mã hồ sơ.
• Bước 5: Trong mục Lô hàng cần khai manifest, chọn Lịch sử rồi chọn Khai điện tử
• Bước 6: Xuất hiện cửa sổ mới, chọn tab Vận đơn gom hàng. Tải file excel vừa điền thông tin ở bước 2 lên tab này.
• Bước 7: Chọn Import để tiến hành khai báo. Khi nào có thông báo Cập nhật thành công là đã hoàn tất các bước khai manifest.

Các bước chỉnh sửa Manifest

Nếu xảy ra sai sót khi khai Manifest, phải tiến hành chỉnh sửa manifest như thế nào?

Chỉnh sửa Manifest:

Bước 1: Chỉnh sửa bản khai trên https://vnsw.gov.vn/

Sau khi chỉnh sửa bản khai theo thông tin mới nhất, người khai cần chọn vào mã hồ sơ của lô hàng này. Sau khi hoàn thành thì nhấn vào yêu cầu chỉnh sửa, rồi đẩy hồ sơ đi.

Bước 2: Người khai cần chuẩn bị các hồ sơ sau đến cơ quan Hải quan.

Để yêu cầu Hải quan chấp nhận bản chỉnh sửa.

• Công văn xin chỉnh sửa.
• Thư điện tử của đại lý hoặc shipper yêu cầu chỉnh manifest
• Master bill of lading (MBL) (hoặc house bill of lading – HBL) của lô hàng

Sau khi Hải quan chấp nhận bản chỉnh sửa, coi như đã hoàn thành công việc chỉnh manifest. Vì thủ tục chỉnh sửa manifest khá mất thời gian và nhiều công sức nên tốt nhất người khai nên khai cẩn thận. Hạn chế trường hợp chỉnh sửa do khai sai để tiết kiệm chi phí chỉnh sửa.

Những sai sót thường gặp khi khai Manifest cần nhớ

Việc khai bản kê khai hàng hóa trông khá đơn giản. Tuy nhiên nếu không cẩn thận, tỉ mỉ khi khai thì rất dễ xảy ra những sai sót. Dưới đây là một số sai sót thường gặp khi khai Manifest mà bạn không nên bỏ lỡ:

• Khai sai hoặc nhầm thông tin container;
• Khai nhầm thông tin giữa CFS/CFS và CY/CF;
• Khai nhầm hàng container thành thành hàng lẻ.
• Khai sai hoặc khai thiếu thông tin về bên xuất khẩu, bên nhập khẩu;
• Khai sai trọng lượng hoặc số lượng hàng hóa;
• Khai sai cảng xếp và cảng dỡ hàng, địa điểm đích,…

Trên đây là thông tin về Manifest là gì và tầm quan trọng của Manifest trong xuất nhập khẩu hàng hóa do Epacket Việt Nam đang cung cấp cho các bạn.

Hy vọng qua nội dung trên sẽ có ích cho các bạn.

Có thể bạn quan tâm:

• Bill of Lading là gì?
• Telegraphic Transfer là gì?