Invoice là gì? Nội dung trên Invoice khác gì với nội dung trên hóa đơn thông thường? Trong quá trình làm thủ tục mua bán hàng hoá xuất nhập khẩu, bạn sẽ thấy sự xuất hiện của một loại chứng từ vô cùng đặc biệt, đó là invoice.
Vậy quy trình lập và xuất invoice diễn ra như thế nào? Hãy cùng Epacket Việt Nam tìm hiểu qua bài viết dưới đây!
Invoice là gì?
Invoice hay hóa đơn là một loại chứng từ thương mại do đơn bị bán phát hành để xác nhận giao dịch với đơn vị mua. Đây là một trong những giấy tờ vô cùng quan trọng để doanh nghiệp tiến hành việc thanh toán, khai thuê hay làm thủ tục hải quan cho hàng hóa của mình.
Invoice thường được đơn vị bán phát hành kèm theo các loại chứng từ khác có liên quan (ví dụ: Packing list, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa %,…) để thực hiện các thủ tục hải quan. Đây cũng là chứng cứ giúp đơn vị bán có thể giải quyết các khiếu nại từ phía đơn vị mua liên quan đến chất lượng, số lượng hàng hóa, cũng như các dịch vụ khác đi kèm.
Trong ngành xuất nhập khẩu, nội dung và hình thức của Invoice được xác lập theo biểu mẫu nội bộ của đơn vị bán, chứ không cần tuân thủ theo biểu mẫu cố định do cơ quan hải quan hay cơ quan thuế yêu cầu.
Tuy nhiên, đơn vị bán vẫn phải đảm bảo trên invoice có các thông tin cơ bản như:
- Tên invoice, mã số, thời gian lập invoice
- Thông tin người bán (Seller/Exporter), người mua (Buyer/Importer), người thụ hưởng (Beneficiary), người trả tiền (Remitter), người gửi hàng (Shipper) và người nhận hàng (Consignee)
- Thông tin của đơn vị trung gian (nếu có)
- Tên phương tiện
- Số booking
- Số container, số seal
- Địa chỉ cảng xuất và cảng nhập
- Mô tả về thông tin hàng hóa (Tên – Số lượng – Đơn giá – Thành tiền)
Vai trò của Invoice là gì?
Về cơ bản thì invoice là một ràng buộc mang tính chất pháp lý, nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả đơn vị bán và đơn vị mua. Ngoài ra, invoice còn giữ một số chức năng, vai trò khác cũng quan trọng không kém như:
- Lưu trữ hồ sơ: Bản thân Invoice đã là một loại hồ sơ hợp pháp chứng minh về việc mua/bán hàng hóa của doanh nghiệp.
- Theo dõi công nợ: Thông tin trên Invoice giúp cả đơn vị bán lẫn đơn vị mua dễ dàng theo dõi các khoản thanh toán và công nợ của họ.
- Hỗ trợ phân tích kinh doanh: Việc lưu giữ và phân tích Invoice có thể giúp doanh nghiệp xác định được xu hướng thị trường xem đâu là hàng hóa được tiêu thị tốt và đâu là thời gian mua hàng cao điểm. Từ đó đưa ra định hướng sản xuất và nhập hàng cho phù hợp.
Invoice có nội dung gì?
Để Invoice có giá trị và được xác nhận thì cần phải gồm đủ các thông tin cần thiết, trình bày rõ ràng, cẩn thận, không sai sót. Những nội dung cần có trong một bản Invoice là:
- Số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn: Đây là hai thông tin quan trọng cần phải có khi khai báo hải quan ở Việt Nam.
- Thông tin cơ bản của người bán và người mua (tên, địa chỉ): Thông tin này nhằm xác nhận người đại diện của hai bên mua và bán hàng hóa, dịch vụ.
- Thông tin chi tiết về hàng hóa: Tên mặt hàng, năm sản xuất, tính chất hàng hóa, xuất xứ,… Những thông tin về hàng hóa được trình bày để người mua nắm chắc về đơn hàng mình mua.
- Đơn giá và tổng giá trị hóa đơn: Thể hiện đơn giá của mỗi hàng hóa trong đợt giao dịch và tổng số tiền cho tất cả hàng hóa đó. Đây là chi tiết quan trọng để hai bên giao dịch, thanh toán rõ ràng.
- Các điều kiện thỏa thuận: Các điều kiện về chi phí vận chuyển, chiết khấu, bảo hành, đền bù,… sẽ được hai bên thỏa thuận, thống nhất và liệt kê rõ ràng trong trường hợp gặp các vấn đề sau này.
- Chữ ký xác nhận và đóng dấu: Để Invoice có hiệu lực thì cần có chữ ký xác nhận của đại diện hai bên người mua và người bán kèm đóng dấu. Nếu là giao dịch giữa hai công ty thì người ký xác nhận nên là người có thẩm quyền trong công ty.
Phân biệt Invoice, Bill và Receipt
3 thuật ngữ này có sự khác biệt như:
- Invoice có thể nói là chứng từ, hóa đơn sử dụng trong các giao dịch quan trọng, có quy mô lớn, liệt kê đầy đủ thông tin từng sản phẩm, hàng hóa, đơn giá, số cục thuế, ngày tháng,… Invoice được lập ra bởi người bán, dành cho người mua sau khi đã chốt các thỏa thuận.
- Bill là hóa đơn thanh toán, yêu cầu thanh toán các phí dịch vụ mà bạn hoặc gia đình đã đăng ký sử dụng hàng tháng như hóa đơn tiền điện, nước, internet, gas, điện thoại,…
- Receipt không giống như Invoice và Bill, nó chỉ là một biên lai để làm bằng chứng xác nhận việc bạn đã thanh toán một khoản tiền nào đó. Ví dụ như biên lai nộp phạt, biên lai đóng học phí,…
Invoice có những loại nào?
Nhìn chung, trong quá trình giao dịch thì các bạn sẽ bắt gặp các loại Inovice (hóa đơn) như:
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
Trong một cuộc giao dịch xuất nhập khẩu điển hình, mọi thứ bắt đầu từ khi đơn vị bán nhận được yêu cầu về một hoặc nhiều sản phẩm từ phía đơn vị mua.
Nếu yêu cầu đến từ một khách hàng trong nước, đơn vị bán có thể gửi ngay một mẫu báo giá tiêu chuẩn qua email cho đơn vị mua là được. Tuy nhiên, đối với giao dịch quốc tế, bản báo giá của đơn vị bán sẽ được cung cấp dưới dạng hóa đơn chiếu lệ.
Đó là bởi vì khách hàng quốc tế có thể cần hóa đơn chiếu lệ để sắp xếp tài chính, mở thư tín dụng, xin giấy phép nhập khẩu phù hợp và hơn thế nữa.
Hóa đơn chiếu lệ quy định một số thông tin như sau:
- Thông tin về bên mua và bên bán
- Mô tả chi tiết về hàng hóa
- Mã HS của những hàng hóa đó
- Giá cả
- Thời hạn thanh toán
- Chi tiết giao hàng: Bao gồm cách thức, chi phí vận chuyển và địa điểm bàn giao hàng hóa
- Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong báo giá (có thể là đô la Mỹ hoặc một đơn vị tiền tệ khác đều được)
- Ngày hết hiệu lực báo giá. Có thể có nhiều biến động trong quá trình xuất khẩu, vì vậy hãy giảm thiểu rủi ro bằng cách đặt khung thời gian cụ thể cho báo giá của bạn.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Sau khi đơn vị bán gửi hóa đơn chiếu lệ cho đơn vị mua và nhận được đơn đặt hàng của họ, đơn vị bán sẽ cần chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển, bao gồm các thủ tục giấy tờ phải đi kèm với hàng hóa. Trong số các tài liệu đó thì hóa đơn thương mại là một trong những tài liệu quan trọng nhất.
Hóa đơn thương mại bao gồm tất cả các chi tiết của toàn bộ giao dịch xuất khẩu, từ đầu đến cuối.
Chúng tôi thường nhận được câu hỏi từ phía các đơn vị bán rằng tại sao hóa đơn thương mại lại trông rất khác so với hóa đơn mà công ty họ sử dụng cho các đơn đặt hàng nội địa. Hãy nhớ rằng hóa đơn bạn tạo từ hệ thống kế toán hoặc ERP của công ty bạn là hóa đơn kế toán (Accounting Invoices) được sử dụng để nhận thanh toán, không phải hóa đơn xuất (Export Invoices).
Hóa đơn thương mại có thể trông giống với hóa đơn chiếu lệ mà ban đầu bạn đã gửi cho khách hàng của mình để làm báo giá, tuy nhiên có thể bạn sẽ thấy một số chi tiết bổ sung mà bạn chưa nhìn thấy trong bản hóa đơn chiếu lệ. Ví dụ: trong hóa đơn thương mại, bạn có thể thấy sự xuất hiện của số đơn đặt hàng, số tham chiếu khách hàng, thông tin ngân hàng và thanh toán.
Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice)
Đây là hóa đơn có tác dụng thay thế tạm thời cho hóa đơn chính thức. Nó được sử dụng trong 3 trường hợp sau đây:
- Trường hợp 1: Khi đơn vị bán muốn thu trước một khoản tiền ngay sau khi hoàn thành đơn hàng.
- Trường hợp 2: Khi đơn hàng được giao thành nhiều đợt, và hai bên thỏa thuận thanh toán theo từng đợt.
- Trường hợp 3: Khi hai bên thống nhất lấy tạm một mức giá nào đó để giao dịch, còn giá chính thức sẽ được quyết định sau và ghi trong hóa đơn chính thức.
Hóa đơn chính thức (Final Invoice)
Final Invoice là hóa đơn chính thức, trên đó quy định tổng giá trị đơn hàng cuối cùng mà đơn vị mua phải thanh toán cho đơn vị bán. Chỉ khi đơn vị mua thanh toán đầy đủ số tiền ghi trong Final Invoice thì mới chính thức kết thúc giao dịch giữa hai bên.
Hóa đơn xác nhận (Certified Invoice)
Certificate Invoice là hóa đơn có chữ ký của Phòng thương mại và công nghiệp VCCI, được sử dụng để xác nhận nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa.
Hóa đơn trung gian (Neutral Invoice)
Trong trường hợp đơn vị bán muốn tạm xuất khẩu hàng hóa mà không muốn đứng tên trên các loại giấy tờ pháp lý thì hóa đơn mà họ dùng được gọi là hóa đơn trung gian do người khác đứng tên.
Lưu ý, người ký hóa đơn chỉ là bên trung gian, không phải người bán hàng thực tế.
Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice)
Consular Invoice là hóa đơn được cấp bởi Đại sự quán của nước người mua, đang sống và làm việc tại nước người bán.
Ví dụ, công ty bạn cần mua một lô hàng linh kiện của một công ty công nghệ tại Pháp thì hóa đơn lãnh sự sẽ do Đại sự quán Việt Nam tại Pháp đóng dấu và ủy quyền. Bản hóa đơn này có tác dụng thay thế cho một loại chứng từ được gọi là Giấy chứng nhận xuất xứ.
Hóa đơn hải quan (Customs Invoice)
Hóa đơn hải quan được sử dụng để tính thuế hải quan và các khoản lệ phí khác do hải quan yêu cầu dựa trên giá trị của hàng hóa.
>>>Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ gửi hàng đi Mỹ siêu tốc
Cách lập và xuất hóa đơn thương mại
Cách lập và xuất Invoice cơ bản như:
Những nội dung cần có
Trước tiên, bạn cần một lần nữa xác định lại tất cả các mục cần liệt kê vào hóa đơn thương mại trong giao dịch. Có thể chia làm 4 nhóm chính để bạn dễ ghi nhớ như sau:
- Nhóm 1: Số hóa đơn thương mại và ngày tháng phát hành hóa đơn. Lưu ý ở nhóm này là nếu thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ thì ngày phát hành Invoice phải sau ngày phát hành LC.
- Nhóm 2: Thông tin về người bán và người mua gồm họ và tên như trên hợp đồng xuất khẩu, địa chỉ liên lạc, tên quốc gia xuất nhập khẩu.
- Nhóm 3: Thông tin vận chuyển gồm địa điểm đi, đến, cảng vận chuyển, phương tiện vận chuyển và phương thức vận chuyển.
- Nhóm 4: Thông tin chi tiết về hàng hóa (chi tiết model, số serial), số lượng, trọng lượng hàng hóa, tổng giá trị hàng hóa và phương thức thanh toán.
- Nhóm 5: Các phần khác gồm ghi chú thêm, chữ ký và đóng dấu, các điều khoản đàm phán riêng giữa hai bên.
Các bước lập và xuất invoice
Có 4 bước lập và xuất invoice:
- Bước 1: xác định loại invoice cần lập là loại nào trong 8 loại nêu trên vì mỗi loại sẽ có hình thức trình bày, nội dung khác nhau.
- Bước 2: điền đầy đủ, chính xác các thông tin trên invoice: Letterhead, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, ngày phát hành, thông tin nhà cung cấp và người mua, điều kiện giao hàng, mô tả hàng hóa, đơn giá, ký tên, đóng dấu,…
- Bước 3: kiểm tra lại thật kỹ thông tin trên invoice để tránh tình trạng nhập sai giá cả, thiếu thông tin quan trọng. Việc này sẽ ảnh hưởng khi có các tranh chấp xảy ra sau này.
- Bước 4: ký số và tiến hàng xuất hóa đơn.
Lỗi thường gặp khi lập hóa đơn
Khi lập hóa đơn thì không phải ai cũng nắm rõ các quy định và cách thức đúng theo yêu cầu, quy định của các bên liên quan. Do đó, không tránh khỏi các lỗi có thể ảnh hưởng đến quá trình giao dịch giữa người mua và người bán. Những lỗi thường gặp là không ghi rõ vào hóa đơn các khoản tiền hoa hồng, chiết khấu, tiền bản quyền, chi phí vận hành, giá nguyên liệu,… dẫn đến sự không rõ ràng khi thực hiện giao dịch giữa hai bên.
Một lỗi thường gặp nữa là mô tả thông tin không rõ ràng về hàng hóa, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại để không phải trả thêm các khoản thuế tiêu thụ đặc biệt.
Lưu ý khi làm hóa đơn thương mại (commercial invoice)
Hóa đơn thương mại (commercial invoice) thì dễ hiểu hơn đây chính là hóa đơn thương mại xuất khẩu được lập ra để xác nhận việc trao đổi, thỏa thuận mua bán thông qua bằng những hóa đơn chứng từ được nêu rõ và chi tiết về các sản phẩm, số lượng hàng hoá…
Vì Invoice rất quan trọng trong việc giao thương giữa 2 bên khi thiết lập hóa đơn thương mại nên người lập đòi hỏi phải kỹ lưỡng và chính xác, đồng thời phải lưu ý những vấn đề sau:
- Invoice phải có đầy đủ thông tin của người bán lẫn người mua, tên doanh nghiệp, chi tiết về địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện trước pháp luật… những thông tin cơ bản này tuy đơn giản nhưng nó giúp cho việc xác minh, thanh toán sau này dễ dàng và thuận lợi hơn.
- Mô tả hàng hoá: Rất quan trọng và bắt buộc phải mô tả đúng, chính xác về hàng hoá, số hoá đơn, ngày giờ phát hành, mã hàng, số lượng hàng vận chuyển đúng như hàng hoá thực tế của doanh nghiệp cần vận chuyển, đồng thời còn để thực hiện khai báo hải quan khi tiến hành xuất hay nhập khẩu nhanh nhất.
- Nội dung hợp đồng thương mại Invoice còn phải được bên bán (lập phiếu) thể hiện đầy đủ giá trị, đơn giá thực của hàng hoá hiện tại. Tính toán chính xác tổng giá trị của đơn hàng, mệnh giá tiền sẽ phải thanh toán để bên mua dễ dàng nhìn thấy mà thực hiện nghĩa vụ phải trả cho bên bán.
- Các quy định trong hợp đồng: Rõ ràng về cách thức, điều kiện giao hàng, phương tiện để vận chuyển, cảng nhập hàng về, cảng xuất hàng đi, tên phương tiện vận chuyển, số chuyến… được thỏa thuận ban đầu trong cuộc giao dịch mua bán hàng hoá một cách chi tiết và tỉ mỉ, có sự thoả thuận của người bán và sự đồng ý của bên mua, đây cũng là một trong những thủ tục quan trọng và cần thiết khi doanh nghiệp muốn tiến hành khai báo hải quan cho lô hàng cần xuất hay nhập khẩu.
- Đây là hoá đơn do công ty (người bán) tự tạo mẫu vì vậy không cần thông báo với các cơ quan trong báo cáo thuế.
Lời khuyên khi lập hóa đơn thương mại
Đối với những người mới vào nghề hoặc chưa có kinh nghiệm thì nên chú ý đến phần này vì có thể sẽ giúp bạn tối ưu được hiệu quả khi lập hóa đơn.
Lời khuyên ở đây là bạn nên tìm hiểu kỹ những luật lệ của nước nhập khẩu trước khi thực hiện giao dịch, xem xét kỹ phương thức thanh toán, nhất là phương thức L/C, chú ý kiểm tra thật kỹ từng dấu chấm, phẩy, từng con số trên hóa đơn, bắt buộc phải bỏ thời gian kiểm tra trước khi ký kết.
Việc kiểm tra này rất quan trọng vì bên nào sai sót thì sẽ phải chịu trách nhiệm và gánh hậu quả nếu xảy ra vấn đề.
Trên đây là thông tin về Invoice là gì? và các thông tin liên quan đến Hóa đơn do Epacket Việt Nam đang cung cấp cho các bạn.
Hy vọng qua nội dung trên sẽ có ích cho các bạn.
Có thể bạn quan tâm:
