PO là gì? Purchase Order là gì? Có tác dụng gì trong giao thương và kinh doanh hiện nay? Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thuật ngữ Po được dùng phổ biến nhất với từ viết tắt của Purchase order, hay đơn đặt hàng là chứng từ phục vụ quá trình mua bán hàng hóa quốc tế.
Bài viết dưới đây, Epacket Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn tìm hiểu về PO là gì? Po được sử dụng như thế nào? Những thông tin cần biết về PO qua bài viết dưới đây.
PO là gì?
PO được viết tắt là Purchase Order hay còn được hiểu là đơn đặt hàng là chứng từ được ủy quyền cho người bán để thực hiện các yêu cầu người mua khi được sự đồng ý của người bán trong giao dịch mua bán quốc tế.
Chứng từ này có thể được hiểu là việc người bán xác nhận việc mua bán hàng hóa hay dịch vụ cho người mua, khi có đầy đủ chữ ký của hai bên, nó được xem là hợp đồng mua bán, ràng buộc pháp lý hai bên(trong trường hợp chưa có hợp đồng trước đó).
Đơn đặt hàng phải bao gồm tất cả các chi tiết về giao dịch của doanh nghiệp, bao gồm giá trên mỗi đơn vị mà 2 bên mua bán đã đàm phán cũng như số lượng của từng mặt hàng được mua, bao gồm các chi tiết như kiểu dáng, màu sắc,…
Nhiều đơn đặt hàng cũng chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn đặt hàng nên được đánh số duy nhất để việc theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai được dễ dàng hơn và khớp với hồ sơ vận chuyển.
Po (đã ký kết) còn được xem là tài liệu nhằm kiểm tra thông tin được đề cập trên đó theo thời hạn và chất lượng của hàng hóa, dịch vụ khi giao dịch mua bán.
PO có ý nghĩa gì?
Là một chứng từ quan trọng, PO mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Đây được xem là tài liệu dùng để kiểm tra cũng như đánh giá các vấn đề liên quan tới đơn hàng.
- Ví dụ: Hợp đồng sau khi đã được 2 bên ký kết thì PO sẽ bao gồm số lượng hàng hóa, giá cả, điều khoản, tình trạng thanh toán cũng như nhiều điều kiện khác. Mục đích chính của tạo PO chính là tìm các dịch vụ và vật phẩm để các giao dịch hàng ngày trở nên thuận tiện hơn.
PO cho phép người mua hàng làm rõ mọi nhu cầu, mong muốn của họ thông qua nhà cung cấp. Cả 2 bên có thể sử dụng chúng trong các trường hợp đơn đặt hàng không được giao như đã trao đổi.
Cung cấp các tài liệu chính thức về việc giao hàng cũng như tình trạng giao hàng cho các nhóm mua sắm, tài chính và vận hành. Khi một đơn hàng được tạo, chi phí sẽ được thiết lập, từ đó bạn sẽ có thể đánh giá và đưa ra kế hoạch chi tiêu phù hợp hơn.
PO mang tính ràng buộc về mặt pháp lý trong trường hợp không có hợp đồng chính thức. Khi này, PO có thể trở thành tài liệu mang tính pháp lý khi được nhà cung cấp chấp nhận.
Cùng với đó, PO cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp quá trình kiểm toán suôn sẻ hơn khi bạn đảm bảo về quá trình phát hành, xử lý cũng như ghi đơn đặt hàng.
PO có nội dung là gì?
Mỗi PO thường có đầy đủ thông tin liên quan đến mô tả chi tiết về hàng hóa như số lượng hàng, đơn gia, điều kiện giao hàng, bao bì, việc thanh toán, thời hạn, cam kết các bên…
Tất nhiên, mỗi đơn đặt hàng sẽ có thông tin được trình bày khác nhau, tùy theo ý chí của người bán và người mua, từng doanh nghiệp, tổ chức.
Các nội dung cơ bản thường gặp trên Po bao gồm:
- Number and date (số và ngày)
- Seller/Buyer: Name, contact, Tel/fax (thông tin người mua, người bán)
- Goods description/Commodity/Product (Mô tả hàng hóa)
- Quantity (số lượng)
- Specifications/Quality(phẩm cấp, thông số kỹ thuật)
- Unit price (đơn giá)
- Total amount (giá trị hợp đồng)
- Payment terms (điều kiện thanh toán)
- Incorterms (điều kiện giao hàng)
- Special instruction (discount, FOC…)
- Signature (chữ ký).
PO có mục đích sử dụng là gì?
Với đơn đặt hàng được xác nhận từ hai phía, thì PO là bản cam kết để bên bán thực hiện, và bên mua xác nhận mua đúng và đủ số lượng hàng đã đặt trước.
Epacket Việt Nam sẽ gửi tới bạn các lý do tại sao các công ty thường sử dụng chứng từ Purchase order trong hoạt động mua bán quốc tế.
Có thể liệt kê những lý do chính sau đây:
- Đơn đặt hàng là chứng từ truyển tải về mong muốn của người mua liên quan đến hàng hoá, dịch vụ đến người bán;
- PO giúp người mua quản lý được hoạt động mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ do bên ngoài cung cấp. Bao gồm quản lý nguồn vật tư, hàng hoá cung cấp cho quy trình kinh doanh, sản xuất; quản lý nhà cung cấp, quản lý tài chính đối với các khoản công nợ phải trả cho người bán.
- PO cũng được xem là cơ sở pháp lý trong trường hợp bên bán không cung cấp đủ hoặc đúng theo nội dung trong đơn, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, sản xuất bên mua;
- PO (đã ký kết) sẽ bảo về người bán nếu người mua không trả tiền cho hàng hoá, dịch vụ mà bên bán cung cấp;
- PO quy chuẩn hóa quy trình mua hàng một cách hợp giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn.
Vì thế Po (Purchase order) là chứng từ quan trọng và được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng.
Lý do doanh nghiệp nên sử dụng P/o
Đến đây chắc hẳn bạn đã hiểu được PO là gì? rồi đúng không.
Cho dù quy mô của doanh nghiệp có nhỏ hay là một tổ chức lớn với bộ phận mua hàng đầy đủ, các đơn đặt hàng được sử dụng vì nhiều lý do:
- Đặt kỳ vọng rõ ràng: PO cho phép người mua làm rõ nhu cầu của họ cho các nhà cung cấp. Cả hai bên có thể sử dụng chúng trong trường hợp đơn đặt hàng không được giao như mong đợi.
- Giúp quản lý đơn hàng: PO cung cấp cho nhóm mua sắm, tài chính và vận hành tài liệu chính thức về việc giao hàng đang đến hay chờ xử lý, cho phép họ theo dõi và quản lý đơn hàng hiệu quả hơn.
- Giúp lập ngân sách: Khi một đơn đặt hàng được tạo, người mua có thể tính các chi phí này vào ngân sách của công ty và do đó, chi tiêu khôn ngoan hơn.
- Mang tính ràng buộc về mặt pháp lý: Trong trường hợp không có hợp đồng chính thức, PO có thể đóng vai trò là tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý, nhưng chỉ sau khi được nhà cung cấp chấp nhận.
- Chúng là một phần quan trọng của con đường kiểm toán: Kiểm toán viên luôn tìm kiếm sự khác biệt về tài chính để doanh nghiệp cần sửa đổi. Do đó việc phát hành, xử lý và ghi đơn đặt hàng đảm bảo doanh nghiệp chi tiêu đúng đắn và hợp lý để các kiểm toán viên không thể bắt bẻ được.
Những lợi ích trên được hướng đến người mua, nhưng đơn đặt hàng cũng là tài liệu quan trọng cho các nhà cung cấp.
Các nhà cung cấp sử dụng chúng để thực hiện đơn hàng và xử lý thanh toán dễ dàng và thuận tiện hơn nhiều.
PO có các dạng nào?
Trong thực thế khi tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu thì bạn cũng cần nắm được các dạng sau của PO:
Đơn đặt hàng điện tử
Nhiều đơn đặt hàng không còn dựa trên giấy mà thay vào đó được truyền điện tử qua Internet. Thông thường các đơn đặt hàng mua điện tử được sử dụng để mua hàng hóa hoặc dịch vụ thuộc bất kỳ loại trực tuyến nào.
Có rất nhiều tên / điều khoản cho Đơn đặt hàng điện tử. Đôi khi nó được gọi là: Mua sắm điện tử, Mua hàng điện tử, Yêu cầu mua hàng điện tử.[6] Các điều khoản này thường được đề cập đến Đơn đặt hàng điện tử.
Đơn đặt hàng phi điện tử
Hồ sơ về đơn đặt hàng trong hầu hết các công ty kinh doanh vẫn còn trên giấy và do đó cần có định dạng đơn đặt hàng thích hợp. Nhiều người dùng muốn có định dạng chuyên nghiệp cho các đơn đặt hàng mua vì nhiều lý do.
Một công ty có thể muốn có một sự hiểu biết mạnh mẽ về các giao dịch mua hàng hoặc để biết các yêu cầu cơ bản của đơn đặt hàng.
Nó cũng có thể làm cho nó trở thành một phần của tài liệu kinh doanh, giúp cho quy trình dễ dàng hơn trong khi ghi lại tất cả các giao dịch và để có ấn tượng tốt với khách hàng hoặc khách hàng.
PO và Invoice giống và khác nhau gì?
Thường sẽ có người nhầm lẫn 2 khái niệm này với nhau, và chưa hiểu chúng phân biệt thế nào?
Điểm giống nhau của PO và Invoice
Cả hai tài liệu đều là hợp đồng ràng buộc pháp lý. Điều này có nghĩa là thỏa thuận đã được thực hiện bởi cả người mua và nhà cung cấp, và các hành động mà họ đưa ra trong cả hai tài liệu đều là bắt buộc.
Ngoài ra, cả PO (Purchase order) và hóa đơn đều bao gồm chi tiết đơn hàng, thông tin gửi thư và giá cả. Hóa đơn cũng bao gồm số hóa đơn, thông tin liên hệ của nhà cung cấp, điều chỉnh thanh toán (tín dụng hoặc giảm giá), lịch thanh toán và tổng số tiền do nhà cung cấp. Số PO cũng thường được đưa vào hóa đơn làm tài liệu tham khảo.
Khác nhau của PO và Invoice
Một số điểm khác nhau của PO và Invoice như sau:
- Invoice còn được hiểu là hóa đơn, là loại chứng từ được xuất khi mua, bán hàng hóa. Nhiều ý kiến cho rằng PO cũng là một dạng hóa đơn, tuy nhiên trên thực tế, 2 khái niệm này không giống nhau và được nhận định rõ ràng qua một số vấn đề sau:
- Đơn đặt hàng (PO) sẽ được bên mua hàng chuẩn bị khi cần đặt hàng các loại hàng hóa, dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn lại được tạo bởi bên bán hàng với mục đích là lưu trữ giao dịch mua/ bán đã diễn ra và yêu cầu thanh toán khi các mặt hàng đã được xuất kho.
Đơn đặt hàng sẽ được gửi cho bên bán và hóa đơn thì được gửi lại cho bên mua.
PO chỉ được tạo khi bên mua có nhu cầu đặt hàng. Còn hóa đơn sẽ được tạo khi bên mua đã thực hiện thành công việc mua hàng. Hóa đơn sẽ được xuất tự động và quản lý công nợ trên các phần mềm quản lý hóa đơn.
PO thường yêu cầu rõ về các thông tin bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm, dịch vụ. Trong khi đó, các hóa đơn sẽ thường chỉ dùng để xác nhận quá trình bán hàng cũng như lưu trữ chứng từ để phục vụ quá trình kết toán.
Xem thêm thông tin: Invoice là gì?
Quy trình sử dụng PO trong xuất nhập khẩu
Tùy vào từng loại hình kinh doanh mà quy trình mua hàng bằng PO sẽ khác nhau.
Tuy nhiên, thông thường các bước sử dụng và tạo PO sẽ diễn ra theo quy trình như sau:
- Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu và quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ bất kỳ cho doanh nghiệp.
- Bước 2: Bên mua hàng sẽ xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng.
- Bước 3: Bên bán hàng sẽ nhận PO và xác nhận với bên mua hàng xem có thể đáp ứng được điều kiện đặt hàng hay không. Nếu bên bán không thể thực hiện được yêu cầu của bên mua thì PO sẽ bị hủy.
- Bước 4: Nếu bên bán xác nhận thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị các đơn hàng dựa trên lượng đơn hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo khả năng cung cấp đầy đủ số hàng theo đúng tiến độ mà bên mua đã yêu cầu.
- Bước 5: Sau khi đã sản xuất đủ số lượng đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên về vận tải – logistic cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng PO mà bên mua hàng đã gửi đến.
- Bước 6: Bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó có sử dụng số PO mà bên mua gửi để đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất.
- Bước 7: Bên mua hàng sau khi kiểm tra hàng hóa sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng cho bên bán.
Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả?
PO là một trong những chứng từ vô cùng quan trọng với doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý PO đúng cách là yếu tố quan trọng để hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.
- Quản lý nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đã từng đặt hàng. Hồ sơ nhà cung cấp cần đảm bảo tính rõ ràng, dễ tiếp cận cũng như hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Điều này sẽ giúp việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác nhất.
- Tạo dựng các hạn chế về chi phí liên quan đến ngân sách bằng việc phân loại sản phẩm, dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho cũng như tách các khoản mua thành nhiều danh mục.
- Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để có thể kiểm soát vấn đề chi phí cũng như ngăn ngừa quản lý tài chính yếu kém. Triển khai quy trình phê duyệt đúng cách sẽ giúp bạn có thể ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu, đặc biệt là trong trường hợp đơn đặt hàng trùng lặp được đặt cho cùng một sản phẩm.
- Đưa ra các đề mục cần kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trì dữ liệu chính xác của các đơn đặt hàng. Từ đó, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tất cả các chi tiết đều được điền chính xác, bao gồm cả các thông tin quan trọng như số lượng mua, giá cả hay chi tiết vận chuyển cung như các khoản thuế đánh vào hàng hóa của bạn.
- Quản lý hồ sơ và tài liệu để đảm bảo quá trình kiểm toán. Hồ sơ cần được lưu trữ đúng cách để hạn chế thất thoát, nhầm lẫn và đặc biệt là đảm bảo về tính bảo mật cho các chứng từ.
- Quy trình hủy đơn hàng cần phải rõ ràng. Cùng với đó, khi PO bị hủy, phải có một văn bản chính thức, bao gồm các thông tin liên quan cùng chữ ký phê duyệt. PO bị hủy cần được lưu trữ cùng các tài liệu liên quan.
Với các cửa hàng bán lẻ, đơn đặt hàng hay đơn nhập hàng sẽ được quản lý nhanh chóng ngay trên các phần mềm quản lý bán hàng để đảm bảo khả năng lưu trữ cũng như quản lý một cách hiệu quả.
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình từ đặt hàng, nhập hàng đến nhập kho. Cùng với đó là quản lý chi tiết toàn bộ nhà cung cấp và công nợ để tính toán chi phí nhập hàng và thanh toán đúng hạn.
Cùng với đó, dựa trên các báo cáo bán hàng trên phần mềm, bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả bán ra của từng sản phẩm theo từng nhà cung cấp. Từ đó theo dõi nhu cầu khách hàng và lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.
Trên đây là thông tin về PO (Purchase order) là gì? do Epacket Việt Nam đang cung cấp cho các bạn. Hy vọng qua nội dung trên sẽ có ích cho các bạn.
Nếu quan tâm tới các thông tin khác về lĩnh vực xuất nhập khẩu hãy đón đọc bài viết mới nhất của chúng tôi nhé!
Có thể bạn quan tâm:
