Mẫu phiếu gửi hàng bưu điện và cách gửi hàng cho người mới

Ngày nay dịch vụ gửi hàng qua bưu điện khá phổ biến, đặc biệt đối với những tổ chức/cá nhân đang kinh doanh và áp dụng hình thức ship hàng toàn quốc. Vậy gửi hàng như thế nào? Thủ tục gửi hàng ra sao? Mẫu phiếu gửi hàng bưu điện bao gồm những gì? Tất cả những thắc mắc của bạn sẽ được Epacket Việt Nam giải đáp trong bài viết này.

Nội Dung

Phiếu gửi hàng bưu điện là gì?

Khi bạn gửi hàng tại bưu điện, nhân viên bưu điện sẽ kiểm tra xem hàng gửi bưu điện của bạn như thế nào (khối lượng, kích thước, loại hàng hóa) và báo mức phí vận chuyển cho bạn. Bạn sẽ nhận được 1 phiếu gửi hàng, nhiệm vụ của bạn là điền đầy đủ thông tin người nhận về họ tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng,…

Phiếu thông tin này bạn sẽ giữ 1 bản sao để đến lấy tiền bưu điện thu hộ và đối chiếu nếu bưu điện làm mất hàng hoặc có sự cố phát sinh trong quá trình gửi hàng qua bưu điện.

Cách gửi hàng qua bưu điện

Có 3 hình thức chuyển hàng qua bưu điện được áp dụng phổ biến đó là:

Bưu phẩm đảm bảo: Sử dụng cho việc gửi các công văn, giấy tờ quan trọng. Mã bưu phẩm đảm bảo bắt đầu bằng chữ R (Ví dụ: RM123456VN).
Chuyển phát nhanh EMS: Sử dụng cho việc gửi các sản phẩm hàng hóa cần được vận chuyển trong thời gian sớm. Mã bưu phẩm chuyển phát nhanh bắt đầu bằng chữ E (Ví dụ: EM123456VN).
Bưu kiện: Áp dụng cho việc gửi hàng hóa thông thường. Hình thức này phí vận chuyển sẽ rẻ hơn chuyển phát nhanh nhưng thời gian giao hàng sẽ lâu hơn. Mã bưu phẩm của bưu kiện sẽ bắt đầu bằng chữ C (Ví dụ: CM123456VN).

Hướng dẫn ship hàng qua bưu điện nhanh chóng

Để biết được cách ship hàng qua bưu điện và nhận tiền nhanh chóng, bạn cần biết về 3 bước của quy trình ship hàng qua bưu điện dưới đây:

Bước 1: Đóng gói bưu phẩm và hàng hóa

Trước khi tìm hiểu phí ship COD bưu điện là bao nhiêu, việc đầu tiên bạn cần làm trong quy trình ship COD bưu điện là chuẩn bị đầy đủ hàng hóa cần gửi và đóng gói hàng hóa. Cách gói hàng gửi bưu điện của từng sản phẩm sẽ khác nhau, tùy theo từng mặt hàng. Cân nặng của hàng hóa, bưu phẩm, hình thức vận chuyển (chuyển phát nhanh hay chuyển phát thường) là yếu tố quyết định đến phí ship gửi hàng bưu điện.

Đối với các bưu phẩm, hàng hóa quan trọng có tính bảo mật cao hoặc các sản phẩm dễ bị vỡ như đồ thủy tinh, gốm sứ,… bạn nên đóng gói ở nhà cẩn thận trước khi mang đến bưu cục gửi đồ. Bởi việc biết cách đóng gói hàng gửi bưu điện giúp cho hàng hóa không bị hư hỏng, thất lạc trong quá trình vận chuyển. Dưới đây là một số lưu ý bạn cần biết khi gói hàng gửi bưu điện:

Vật liệu sử dụng để gói hàng: Nên sử dụng các vật liệu mềm, túi nilon hoặc giấy bìa carton bọc xung quanh bưu phẩm, hàng hóa. Đối với các bưu phẩm, văn kiện quan trọng như hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ thầu,… trước khi gửi bạn nên niêm phong bằng dấu hoặc chữ ký để đảm bảo tính bảo mật.

Cách đóng gói khi gửi hàng dễ vỡ qua bưu điện

Đối với các mặt hàng chất liệu dễ vỡ như gốm sứ, thủy tinh,… bạn nên sử dụng bìa carton hoặc giấy gói bọt khí (Đây là loại giấy có khả năng đàn hồi và chống va đập cao).

Cách đóng gói: Khi gửi hàng dễ vỡ qua bưu điện, bạn hãy dùng giấy bọt khí hoặc bìa carton bọc quanh sản phẩm. Lưu ý: Phải bọc kín tất cả các góc cạnh, không bị hở để đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng khi có va đập, rung lắc mạnh trong quá trình vận chuyển.

Khi gửi hàng dễ vỡ qua bưu điện, bạn cũng nên ghi ở bên ngoài dòng chữ: “Hàng dễ vỡ xin nhẹ tay!” để nhân viên vận chuyển chú ý nhẹ nhàng hơn trong quá trình xếp hàng hóa.

Đối với hình thức ship bưu điện người nhận trả tiền, bạn cần phải đặc biệt chú ý về cách gói hàng bởi nếu hàng bị vỡ, bị sứt mẻ trong quá trình vận chuyển thì khách hàng sẽ không nhận hàng.

Cách đóng gói các loại bình, chai lọ chứa chất lỏng

Yêu cầu về cách gói hàng gửi bưu điện của các loại bình, chai lọ chứa chất lỏng là: Miệng chai phải được bịt kín bằng màng bọc thực phẩm hoặc băng dính để đảm bảo chất lỏng không bị chảy ra ngoài.

Cách tốt nhất là nên để bình, chai lọ trong thùng thiếc hoặc thùng gỗ có khoảng trống ở giữa để chèn thêm các vật liệu hút chất lỏng như mùn cưa vào để đảm bảo nếu bình bị vỡ hoặc bị rò rỉ thì vật liệu như mùn cưa sẽ hút hết.

Một lưu ý nữa bạn cần lưu ý là nếu bạn đựng nhiều chai lọ trong 1 thùng thì nên sử dụng hạt xốp, mút, tấm bọt khí hoặc xốp để lấp đầy khoảng trống trong thùng, giúp cho chai lọ không bị va đập vào nhau trong quá trình vận chuyển.

Cách gói hàng hóa, bưu phẩm có thể cuộn tròn như: bản đồ, tranh vẽ,…

Đối với tranh vẽ, bản đồ hoặc các mặt hàng có thể cuộn tròn được, bạn chỉ cần cuộn tròn sản phẩm lại rồi cho vào ống nước hoặc những ống tròn bằng bìa carton cứng và bịt kín 2 đầu bằng băng dính. Cách gói hàng này sẽ đảm bảo cho hàng hóa, tranh ảnh không bị rách, nát trong quá trình chuyển hàng qua bưu điện.

Cách đóng gói hàng điện tử gửi bưu điện

Đối với các mặt hàng điện tử như máy tính, laptop, điện thoại, tivi, máy ảnh,… Khi đóng gói hàng gửi bưu điện, bạn nên sử dụng những miếng bọt được làm từ chất liệu polyuretan (PU), polyetylen (PE) hoặc giấy gói Bubble để bọc quanh sản phẩm. Sau đó, dùng băng dính hoặc các miếng xốp để cố định chặt các góc và dùng thùng carton bọc phía ngoài.

Lưu ý: Nên sử dụng thùng carton có kích thước vừa với sản phẩm, không nên sử dụng sử dụng thùng có kích thước lớn hơn nhiều so với hàng hóa. Đồng thời, nên chèn các tấm mút vào giữa sản phẩm để đảm bảo sản phẩm không bị xê dịch trong quá trình vận chuyển, tránh tình trạng sản phẩm bị bóp méo hoặc vỡ.

Cách gửi hàng ở bưu điện với các loại hàng hóa khác

Đối với các loại hàng hóa khác như quần áo, gấu bông, đồ gia dụng,… bạn nên chọn thùng carton hoặc túi nilon quấn quanh sản phẩm và dùng băng dính bọc kín hàng. Sử dụng vật liệu gói hàng chuyên dụng để đảm bảo hàng hóa không bị xê dịch trong quá trình vận chuyển.

Đối với các hàng hóa dễ bị bóp méo biến dạng như túi xách, giày dép, bạn nên chọn thùng carton có kích thước phù hợp và chèn tấm bọt vào giữa để đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng không bị biến dạng.

Một vài lưu ý khác về cách gói hàng gửi bưu điện:

Gói hàng phải có 1 bề mặt phẳng, nhẵn để dán được phiếu thông tin người gửi, người nhận lên trên.
Nếu hàng hóa có giấy tờ hướng dẫn sử dụng, giấy bảo hành hoặc hóa đơn bên trong thì nên bỏ phía bên trong thùng hàng chứ không nên dán ở bên ngoài thùng.
Không sử dụng dây vải, dây thừng để buộc hàng.
Không nên dùng giấy hoặc vải để đóng gói hàng hóa.
Nên sử dụng băng dính để dán bên ngoài.

Bước 2: Tìm kiếm bưu cục gần cửa hàng nhất để gửi hàng

Để tiết kiệm thời gian đi lại, trước khi đi gửi hàng qua bưu điện cho khách, bạn nên tìm kiếm bưu cục gần cửa hàng của mình nhất để đến gửi hàng.

Sau đó, bạn nhập thông tin về tỉnh/thành phố, quận/huyện bạn đang kinh doanh và chọn loại dịch vụ mà bạn muốn là dịch vụ gửi bưu kiện trong nước, quốc tế hay bưu phẩm đảm bảo,… danh sách các bưu cục ở khu vực bạn lựa chọn sẽ hiện ra.

Ví dụ: Bạn muốn gửi hàng hóa từ Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội và bạn gửi bưu kiện trong nước. Bạn chỉ cần nhập thông tin như ở hình dưới đây, danh sách các bưu cục có hỗ trợ gửi bưu kiện trong nước ở khu vực Hoàn Kiếm – Hà Nội sẽ hiện ra.

Bước 3: Làm thủ tục gửi hàng qua bưu điện

Làm thủ tục gửi hàng qua bưu điện như thế nào?

Khi đến gửi đồ qua bưu điện, nhân viên bưu điện sẽ hỏi bạn về cách ship COD ở bưu điện mà bạn muốn chọn là chuyển phát nhanh, gửi bưu kiện hay bưu phẩm đảm bảo. Nếu bạn chưa biết cách ship hàng qua bưu điện và nhận tiền như thế nào, bạn có thể hỏi trực tiếp nhân viên bưu điện để được hướng dẫn ship hàng qua bưu điện một cách cụ thể, chi tiết nhất.

Sau đó, nhân viên bưu điện sẽ kiểm tra xem hàng gửi bưu điện của bạn như thế nào (khối lượng, kích thước, loại hàng hóa) và báo mức phí vận chuyển cho bạn. Bạn sẽ nhận được 1 phiếu gửi hàng, nhiệm vụ của bạn là điền đầy đủ thông tin người nhận về họ tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng,…

Gửi hàng qua bưu điện mất bao lâu?

Sau khi hoàn thành phiếu gửi hàng, nhân viên bưu điện sẽ xác nhận lại với bạn một lần nữa về thông tin người gửi, người nhận, phí gửi hàng qua bưu điện của bạn. Đồng thời, nhân viên cũng sẽ thông báo cho bạn biết thời gian dự kiến gửi hàng mất bao lâu để bạn có thể báo với khách hàng của mình chú ý thời gian nhận hàng.

Chuyển phát nhanh EMS mất bao lâu? Thông thường, nếu bạn gửi hàng bưu điện với dịch vụ chuyển phát nhanh EMS thì thời gian gửi hàng là 6h – 12h nếu gửi cùng tỉnh/thành phố và 12h – 48h đối với đơn ship đi tỉnh.

Nhận tiền khi ship hàng qua bưu diện như thế nào?

Bạn sẽ phải thanh toán tiền gửi hàng qua bưu điện ở trên hóa đơn trước và sẽ nhận tiền bưu điện thu hộ sau. Trên hóa đơn gửi hàng của bạn sẽ có mã vận chuyển của hàng hóa. Bạn có thể tra cứu xem bưu phẩm, hàng hóa của mình đang được vận chuyển đến đâu thông qua mã bưu phẩm trên hóa đơn.

Bạn cần phải giữ lại hóa đơn này để đối chiếu khi có sự cố xảy ra. Đặc biệt, đối với cách ship bưu điện người nhận trả tiền, bạn cần giữ hóa đơn để sau khi hàng đã được giao cho khách, bạn sẽ mang hóa đơn đến bưu điện để nhận tiền.

Cách tính phí gửi hàng bưu điện như thế nào?

Tiền ship bưu điện tính như thế nào? Phí ship COD bưu điện có đắt không? Gửi đồ qua bưu điện bao nhiêu 1kg? Đây là những thắc mắc của khá nhiều chủ shop.

Bảng giá gửi hàng qua bưu điện sẽ phụ thuộc vào khoảng cách vận chuyển, khối lượng, kích thước hàng hóa.

Các shop online thường xuyên ship COD tỉnh thường thắc mắc về bảng giá ship COD bưu điện. Phí ship COD sẽ được tính khi bạn mang hàng ra bưu cục để gửi và phụ thuộc vào giá trị hàng hóa nhưng tối thiểu là 13.000đ.

Bạn có thể tham khảo bảng giá ship COD EMS (Chuyển phát nhanh) của bưu điện sau đây:

Khối lượng	Cước phí vận chuyển trong nội thành (VNĐ)	Cước phí vận chuyển cùng vùng (VNĐ)	Cước phí vận chuyển đến vùng 2 – khu vực Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh (VNĐ)	Cước phí vận chuyển để những khu vực khác (VNĐ)
Dưới 100gram	16.000	12.500	13.500	14.000
Trên 100gram và dưới 250gram	16.000	16.500	Dao động từ 21.500 đến 22.000	23.000
Trên 250gram đến dưới 500gram	16.000	23.500	Dao động từ 28.000 đến 29.000	30.000
Trên 500gram và dưới 1kg	16.000	33.000	Dao động từ 41.000 đến 42.000	44.000
Trên 1kg và dưới 1,5kg	16.000	42.000	Dao động từ 53.000 đến 54.000	56.500
Trên 1,5kg và dưới 2kg	16.000	48.500	Dao động từ 59.500 đến 63.500	67.500
Trên 2kg và dưới 5kg	16.000	Đang cập nhật	Đang cập nhật	Đang cập nhật
Trên 5kg	2.300/ 500gram	3.800/ 500gram	8.500/gram	9.500/gram

Bảng giá ship COD dịch vụ bưu kiện:

Khối lượng	Giá cước vận chuyển đến khu vực Nội tỉnh (VNĐ)	Giá cước vận chuyển đến khu vực nội vùng (VNĐ)	Giá cước vận chuyển từ Hà Nội đến Đà Nẵng (VNĐ)	Giá cước vận chuyển đến khu vực cận vùng (VNĐ)	Giá cước vận chuyển từ Hà Nội đến thành phố Hồ Chí Minh (VNĐ)	Giá cước vận chuyển đến khu vực cận vùng (VNĐ)
Dưới 100gram	6500	6500	6000	7000	6500	7000
Trên 100gram và dưới 250gram	8000	8000	7.000	8000	7.500	8.500
Trên 250gram vào dưới 500gram	10.000	10.000	10.000	11.000	10.500	11.500
Trên 500gram và dưới 750gram	12.000	15.000	14.500	16.000	15.000	16.500
Trên 750gram và dưới 1kg	13.500	17.000	16.000	18.000	16.500	18.500
Trên 1kg và dưới 1,25kg	15.500	19.000	18.000	20.000	18.500	20.500
Trên 1,25kg và dưới 1,5kg	16.500	21.000	20.000	22.000	20.500	22.500
Trên 1,5kg và dưới 1,75kg	18.500	23.000	21.500	24.000	22.000	24.500
Trên 1,75 kg và dưới 2kg	20.000	25.000	23.500	26.000	24.000	26.500
Trên 2kg	2.800/ kg	2.800/kg	3.600/ kg	4.000/ kg	4.500/kg	5.000/ kg

Bảng giá ship COD tại bưu điện sẽ gồm

Cước dịch vụ gửi hàng mà bạn lựa chọn (EMS, bưu phẩm,..)
Phí thu hộ
Phí chuyển tiền
Phí chuyển hoàn (nếu người nhận hoàn hàng)
Phí hàng cồng kềnh (nếu có) và các phí dịch vụ khác

Cách nhận tiền ship COD bưu điện

Sau khi xem hàng gửi bưu điện đã được giao thành công cho khách hàng, bạn mang theo chứng minh thư và hóa đơn gửi hàng đến bưu điện, nhân viên bưu điện sẽ kiểm tra và đối chiếu dữ liệu. Nếu thông tin chính xác, bạn sẽ ký và nhận tiền ship COD bưu điện.

Nên ship hàng qua bưu điện hay dịch vụ vận chuyển?

Cách ship hàng bưu điện hay qua các đơn vị vận chuyển đều có những ưu, nhược điểm riêng. Khi bạn có quá nhiều hàng hóa cần vận chuyển đến những địa điểm khác nhau thì việc tính toán, lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp là điều cần thiết để giúp bạn tiết kiệm chi phí, đáp ứng được thời gian giao hàng, đảm bảo chất lượng hàng hóa.

Lời khuyên hữu ích dành cho bạn khi lựa chọn đơn vị vận chuyển hàng hóa:

Nếu hàng hóa của bạn không cần phải giao nhận nhanh thì nên lựa chọn cách ship hàng bưu điện để tiết kiệm chi phí. Bởi phí ship hàng bưu điện thường rẻ hơn so với các đơn vị vận chuyển khác.
Nếu bạn cần vận chuyển số lượng hàng hóa lớn, với kích thước, trọng lượng lớn thì nên vận chuyển qua dịch vụ của Viettel Post, Giao hàng nhanh,… Bởi vì cách ship hàng bưu điện thường giới hạn về khối lượng vận chuyển và thời gian giao hàng của bưu điện cũng lâu hơn các đơn vị vận chuyển khác.

Thời gian bưu điện làm việc

Bạn cần nắm được thời gian bưu điện làm việc để có thể chủ động trong việc sắp xếp thời gian qua bưu điện gửi hàng, tránh trường hợp đến nơi không gửi được hàng do bưu điện đóng cửa.

Thời gian bưu điện làm việc cụ thể như sau

Sáng: Từ 7h30 – 12h00
Chiều: Từ 13h00 – 19h00

Hầu hết các bưu điện đều làm việc từ thứ 2 đến hết sáng thứ 7, còn chiều thứ 7 và chủ nhật bưu điện sẽ không làm việc. Tuy nhiên, thời gian làm việc của bưu điện có thể khác nhau. Ở những điểm giao dịch lớn, bưu điện có thể làm việc từ 6h30, đóng cửa lúc 20h00 và có thể làm việc cả ngày chủ nhật, ngày lễ, tết. Bạn nên biết rõ thời gian làm việc của bưu điện mình thường xuyên giao dịch.

Thời gian làm việc của bưu điện Hà Nội

Từ thứ 2 – Thứ 7: Thời gian làm việc từ 7h30 – 19h00
Chủ nhật và ngày lễ: Thời gian làm việc từ 8h00 – 18h00.

Thời gian làm việc của bưu điện Thành phố Hồ Chí Minh

Các điểm giao dịch thuộc hệ thống bưu điện thành phố Hồ Chí Minh mở cửa sớm nhất lúc 7h và đóng cửa muộn nhất lúc 19h. Để biết chính xác thời gian làm việc của các điểm giao dịch ở HCM, bạn hãy gọi đến Hotline: 1900 54 54 81.

Gửi hàng qua bưu điện mất bao lâu mới nhận được?

Mặc dù phí ship hàng bưu điện rẻ hơn các dịch vụ vận chuyển khác nhưng thời gian giao hàng sẽ chậm hơn 1 chút. Gửi hàng bưu điện mất bao lâu là thắc mắc của khá nhiều chủ shop. Thời gian gửi hàng bưu điện mất bao lâu phụ thuộc vào hình thức vận chuyển mà bạn lựa chọn cũng như địa chỉ nhận hàng.

Đối với dịch vụ gửi hàng qua bưu điện bằng chuyển phát nhanh: Thời gian giao hàng tối đa là 48 giờ. Tức là trong 2 ngày người nhận sẽ nhận được hàng.
Đối với dịch vụ chuyển phát thường: Thời gian giao hàng tối đa là 7 ngày khi vận chuyển từ các tỉnh phía Bắc vào Sài Gòn và ngược lại. Nhưng thời gian gửi hàng bưu điện mất bao lâu còn phụ thuộc vào khoảng cách vận chuyển. Nếu vận chuyển ở các tỉnh thành gần nhau thì thời gian giao hàng sẽ nhanh hơn.

Cách xử lý sự cố bất ngờ trong khi gửi hàng qua bưu điện

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa đến khách hàng, có thể bạn sẽ gặp các sự cố như gửi hàng bưu điện bị mất hàng, hàng bị chuyển hoàn, bị đổ vỡ trong quá trình vận chuyển hoặc thời giao hàng lâu hơn so với dự kiến,… Khi gặp những sự cố này, bạn hãy liên hệ với bưu điện và liên hệ với khách hàng để được giải quyết nhanh chóng, kịp thời.

Ví dụ: Khi nhân viên giao hàng cho khách mà gọi khách không được, để hạn chế hàng hoàn, bạn có thể tìm cách liên lạc khác với khách qua Facebook, Zalo hoặc Email.

Ngoài ra, cách gửi đồ qua bưu điện thu tiền hộ hay còn gọi là ship COD bưu điện, có tiềm ẩn rủi ro là khách hàng đổi ý không muốn mua hàng nên cố tình không nhận hoặc đối thủ cạnh tranh cố tình đặt hàng nhưng không nhận để bạn bị hoàn hàng nhiều.

Vậy làm sao để giảm thiểu rủi ro của cách gửi hàng qua bưu điện thu tiền hộ? Hãy lên 1 danh sách những khách hàng không nhận hàng (blacklist) để nếu những khách hàng đó đặt hàng lại bạn hãy yêu cầu khách đặt cọc trước để không phải lo lắng về phí gửi hàng bưu điện khi khách hoàn hàng.

Gửi hàng bưu điện bị mất hàng

Đối với sự cố bưu điện làm mất hàng, bạn liên hệ với bưu điện để xử lý và xem về chính sách bồi thường. Đồng thời, bạn hãy liên hệ xin lỗi khách hàng về vấn đề gửi hàng bưu điện bị mất hàng và xin phép gửi lại hàng cho khách nếu khách đồng ý.

Thời gian khiếu nại khi bị mất hàng là trong 6 tháng kể từ ngày kết thúc thời gian toàn trình bưu gửi, hoặc từ ngày gửi nếu đơn chưa hoàn thành. Mức bồi thường khi bưu điện làm mất hàng bằng 4 lần cước dịch vụ mà bạn đã thanh toán (bao gồm thuế GTGT).