Proforma Invoice là gì? Hóa đơn chiếu lệ thường được phát hành khi nào? Thực tế nếu làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa thì chắc hẳn chúng ta đã từng nghe đến Proforma Invoice. Sự khác biệt của Proforma Invoice là một loại hóa đơn cụ thể hơn chỉ được sử dụng trong một số trường hợp nhất định.
Vậy thông tin trong Proforma Invoice cần có những gì? Hãy cùng Epacket Việt Nam tìm hiểu chi tiết nhé!
Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice (PI) hay hóa đơn chiếu lệ là phiên bản hóa đơn tạm thời (bản nháp) của hóa đơn chính thức (Commercial invoice). Nội dung trên hóa đơn chiếu lệ (PI) vẫn có thể giống nội dung trên hóa đơn thương mại thông thường nhưng không được dùng để thanh toán.
Proforma Invoice là 1 bản nháp của hóa đơn chính thức nên cho dù có những thông tin tương tự 1 hóa đơn chính thức nhưng không có hiệu lực để thanh toán hay nhận tiền. Hóa đơn này thường dùng để người bán cam kết về hàng hóa và những thông tin mua hàng đối với người mua kể cả mức giá.
Khi đã có hóa đơn chiếu lệ thì 2 bên người mua và người bán sẽ tiếp tục bạn bạc, trao đổi rồi thống nhất những điều khoản có trong hợp đồng. 2 bên có thể thay đổi và xem xét thêm những thông tin có trong hóa đơn chiếu bạ cho tới khi đạt được thỏa thuận phù hợp cả 2 bên.
Proforma Invoice sử dụng khi nào?
Proforma Invoice sẽ không bị bắt buộc phải lập khi người mua và người bán thực hiện trao đổi. Do đó, không có quy định cụ thể về thời điểm hóa đơn này sẽ được phát hành.
Tuy nhiên, để làm cho các điều khoản của giao dịch rõ ràng hơn và đạt được thỏa thuận càng sớm càng tốt, người mua và người bán sẽ lập PI trước để tham khảo. Từ PI này, hai bên có thể lựa chọn xử lý, chỉnh sửa để tạo điều kiện giao nhận hàng hóa thuận lợi hơn.
Trong thực tế, Proforma Invoice được sử dụng trong những trường hợp dưới đây:
- Khi bên xuất khẩu cần cung cấp cho bên nhập khẩu các chứng từ chứa đầy đủ thông tin về hàng hóa, nhưng hàng hóa vẫn chưa được giao.
- Khi nhà nhập khẩu cần chứng từ xác minh giá trị hàng hóa để hoàn tất thủ tục hải quan nhập khẩu (ở một số quốc gia/khu vực đây là một điều kiện bắt buộc).
- Khi commercial invoice chưa thể phát hành hoặc khi những thông tin cần thiết chưa hoàn thành
- Khi chưa hoàn thiện đủ thông tin cần thiết để phát hành commercial invoice.
- Khi hai bên đã có đầy đủ thông tin về lô hàng, và bên mua đã hài lòng với các điều khoản, hàng hóa đã được đóng gói vào container hoặc đã được vận chuyển, thì bên bán có thể phát hành Hóa đơn Thương mại cho lô hàng đó.
Proforma Invoice và Commercial Invoice khác nhau gì?
Hóa đơn chiếu lệ không có giá trị thanh toán và không được coi là chứng từ để nhận tiền vì đây là bản nháp ban đầu của hóa đơn.
Mặc dù không có giá trị thanh toán nhưng một hóa đơn chiếu lệ chứa đầy đủ các thông tin của một hóa đơn thương mại tiêu chuẩn. Dựa vào mẫu này, người mua và người bán cũng có thể phần nào xác định được thông tin giao dịch giao dịch: Tên sản phẩm, loại sản phẩm, giá cả, số lượng, điều kiện giao hàng,…
Cả Proforma Invoice và Commercial Invoice đều chỉ định giá và đặc điểm của một mặt hàng. Thông thường PI được sử dụng khi gửi thông tin bán hàng, báo giá hoặc xin các thủ tục nhập khẩu.
| Đặc điểm | Proforma Invoice | Hóa đơn thương mại (CI) |
| Thời điểm phát hành | Trước khi hàng gửi đi | Sau khi hàng đã được gửi đi, hoặc đã được đóng gói. |
| Tính chất pháp lý | Không có giá trị pháp lý. Có thể thay đổi chỉnh sửa nhiều lần. | Có giá trị pháp lý, Không thể thay đổi. |
| Xác nhận thỏa thuận | Cam kết tạm thời giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu | Xác nhận các giao dịch kinh doanh, ràng buộc các bên |
| Mục đích sử dụng | Báo giá, chứng từ làm các thủ tục hải quan, thông tin bán hàng | Kế toán, thực hiện giao dịch chính thức |
| Sự khác biệt trong nội dung | Nội dung cơ bản giống nhau với CI, có thể chỉnh sửa cho đến khi cả hai bên đồng ý | Nội dung phải cố định, không thể thay đổi sau khi phát hành |
| Gía trị thanh toán | Không thể sử dụng để làm chứng từ thanh toán | Được dùng để làm chứng từ thanh toán giữa người mua và người bán. |
Nội dung cần có trong Proforma Invoice
Các nội dung cơ bản cần có trong hóa đơn chiếu lệ gồm có:
- Thông tin hóa đơn: số và ngày hóa đơn (date, invoice number)
- Thông tin người bán (Seller): tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tell, fax
- Thông tin người mua (Buyer): tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tel, fax
- Thông tin hàng hóa: tên, đơn giá, số lượng, cách đóng gói, tổng tiền cần thanh toán….
- Payment term: phương thức thanh toán quốc tế theo thỏa thuận
- Thông tin ngân hàng của nhà xuất khẩu
- Port of Loading: Cảng bốc hàng
- Port of Destination: Cảng hàng đến
- ETD/ ETA: ngày giao hàng và ngày dự kiến hàng đến địa điểm đã thỏa thuận.
Mẫu Proforma Invoice – hóa đơn chiếu lệ
Sau đây là một số mẫu Proforma Invoice đang được một số công ty sử dụng:
Trên đây là thông tin Proforma Invoice là gì mà Epacket Việt Nam đã tổng hợp. Hy vọng qua bài viết này, các bạn đã hiểu rõ hơn về hóa đơn chiếu lệ là gì và cách sử dụng chứng từ này trong giao dịch kinh doanh xuất nhập khẩu.
Từ đó giúp quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn. Nếu có nhu cầu gửi hàng hóa quốc tế hãy liên hệ cho chúng tôi để được hỗ trợ nhé!
