Hàng tồn kho là gì? Hàng tồn kho gồm những gì? Quản lý hàng tồn kho là gì? Từ lâu nhiều người thường lầm lẫn hàng tồn kho là những mặt hàng còn tồn lại trong xưởng do không thể bán ra thị trường, các mặt hàng đó có thể bị lỗi thời, bị sai sót khi sản xuất,…
Tuy nhiên hàng tồn kho lại mang nhiều ý nghĩa trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Sau đây hãy cùng Epacket Việt Nam tìm hiểu lý do doanh nghiệp nào cũng có hàng tồn kho qua nội dung sau nhé!
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm sẽ được doanh nghiệp giữ lại để bán ra sau cùng. Nói một cách dễ hiểu hơn thì hàng tồn kho chính là những mặt hàng dự trữ mà doanh nghiệp sản xuất để bán và kèm theo những thành phần khác tạo ra sản phẩm. Nhiều doanh giữ hàng tồn kho như một phương án dự phòng hoặc đây chính là nguyên liệu hoặc bán thành phẩm được chuẩn bị cho quy trình sản xuất hàng hóa mới.
Hàng tồn kho chính là sự liên kết của việc sản xuất và bán sản phẩm. Đồng thời còn là một phần của tài sản ngắn hạn, chiếm tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của chính doanh nghiệp.
Vậy nên nếu biết cách quản trị hàng tồn kho một cách hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm bớt các khoản phí không cần thiết và tăng thêm lợi nhuận hiệu quả khi sản xuất, kinh doanh.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là việc kiểm soát quá trình từ đầu đến cuối bao gồm đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho của doanh nghiệp. Hàng tồn kho có nhiều loại bao gồm: nguyên liệu thô, linh kiện và hàng hóa bán thành phẩm,…
Doanh nghiệp cần sử dụng kho hàng và quản lý hàng tồn kho rất quan trọng nó quyết định đến các kế hoạch của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và điều chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp.
Do đó, để quản lý hàng tồn khi được hiệu quả, người quản lý cần phải biết:
- Tỷ lệ hàng tồn kho bao nhiêu là hợp lý?
- Kiểm soát hàng tồn kho bằng cách nào?
- Với số lượng hàng hóa như vậy thì diện tích kho hàng có đủ điều kiện để đáp ứng hay không?
- Cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị hiện tại có đáp ứng được nhu cầu sản xuất đang cần hay không?
- Khách hàng đưa ra nhu cầu như thế nào về mặt hàng?
- Thời gian quản lý hàng tồn kho mất bao nhiêu chi phí?
Hàng tồn kho gồm những gì?
Khi nhắc đến đặc điểm nhiều người hiểu là hàng hết hạn sử dụng, đây là cách hiểu sai lầm. Hàng tồn không phải là hàng hóa hết sử dụng mà chỉ là hàng hóa mà doanh nghiệp để dành bán sau cùng.
Tùy vào mỗi công ty hay doanh nghiệp mà có tỷ lệ hợp lý. Hàng tồn kho được xác định bằng cách dựa vào đặc điểm hàng hóa hoặc chủng loại hàng hóa, cụ thể:
Về đặc điểm hàng hóa
Dựa vào đặc điểm hàng hóa hàng tồn được chia thành 4 loại cơ bản như sau:
- Hàng tồn là nguồn vật tư: Chính là những đồ dùng văn phòng, dầu, bóng đèn, nhiên liệu, các vật liệu làm sạch máy và những vật tư khác có giá trị sử dụng tương đương. Đây đều là những vật tư quan trọng và cần thiết phục vụ cho quá trình sản xuất.
- Hàng tồn là nguyên liệu thô: Chính là những nguyên liệu thô được dùng để bán đi hoặc doanh nghiệp sẽ giữ lại để phục vụ cho quá trình sản xuất trong tương lai, được gửi đi để gia công hoặc chế biến và đã mua đang đi trên đường về.
- Hàng tồn là bán thành phẩm: Chính là những sản phẩm được đưa vào quá trình sản xuất tuy nhiên chưa hoàn thành và sản phẩm mặc dù đã hoàn thành nhưng chưa được làm thủ tục hoàn thành sau khi sản xuất.
- Hàng tồn là thành phẩm: Chính là những sản phẩm đã hoàn chỉnh sau khi trải qua quá trình sản xuất.
Xét về chủng loại hàng hóa
Nếu dựa vào chủng loại hàng hóa thì hàng tồn bao gồm những loại như:
- Những hàng hóa mua về để bán chính là hàng tồn kho bao gồm: Hàng mua đang trên đường đi, hàng gửi đang trên đường đi, hàng tồn kho, hàng bất động sản, hàng đang được gửi đi để gia công chế biến.
- Những sản phẩm còn dang dở: Những sản phẩm chưa được sản xuất hoàn thiện hoặc những sản phẩm hoàn thành nhưng chưa được làm thủ tục nhập kho theo đúng quy định.
- Những thành phần còn tồn kho hoặc thành phẩm đang được gửi đi bán.
- Hàng tồn kho chính là nguyên liệu, vật liệu.
- Những công cụ, dụng cụ còn tồn khoa, hoặc được gửi đi gia công biến và đã mua đang được gửi đi trên đường.
- Nguyên liệu, vật liệu được doanh nghiệp nhập để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
Phân loại hàng tồn kho
Tuỳ vào mục đích kinh doanh mà hàng tồn kho trong các doanh nghiệp được phân loại với vai trò, công dụng khác nhau. Việc xác định và ghi nhận hàng tồn đòi hỏi quản lý kho phải am hiểu về phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng như thế nào trong tổng số các tài sản lưu động của doanh nghiệp.
Tồn kho an toàn là khi bạn biết cách phân loại, sắp xếp theo những nhóm và theo tiêu thức nhất định. Tiêu thức phân loại thông dụng nhất là phân loại theo công dụng của hàng tồn kho.
Cụ thể:
Theo nguồn hình thành
Phân loại dựa theo nguồn hình thành thì được chia thành ba loại như sau:
- Tự gia công: là toàn bộ hàng hóa doanh nghiệp tự sản xuất và gia công. Sản phẩm riêng biệt tạo nên thương hiệu của doanh nghiệp.
- Hàng tồn kho được mua vào là loại hàng hóa mà các doanh nghiệp mua từ các doanh nghiệp khác như:
- Hàng hóa mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng được các doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hàng hóa mua từ nội bộ: là toàn bộ hàng hóa được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng cùng tổng công ty, đơn vị trực thuộc công ty,…
- Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: là sản phẩm hàng hóa được biếu tặng, liên doanh hoặc liên kết được nhập vào kho của doanh nghiệp.
Phân loại theo kế hoạch dự trữ
Hàng tồn được phân loại theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ bao gồm 2 loại:
- Hàng tồn kho thực tế: là hàng hóa đang có trong kho của doanh nghiệp với một số lượng cụ thể. Trong trường hợp nếu cần lượng hàng quá nhiều để bán ra so với lượng hàng hóa đang có thì doanh nghiệp sẽ không thể đáp ứng được.
- Hàng tồn kho an toàn: dùng để chỉ lượng hàng luôn có sẵn, liên tục để kinh doanh mà không bị thiếu hụt.
Phân loại theo yêu cầu sử dụng
Theo yêu cầu sử dụng được chia thành 3 loại:
- Hàng tồn chưa cần sử dụng: hàng hóa dự trữ trong kho hàng của doanh nghiệp luôn cao hơn mức dự trữ hàng hóa hợp lý.
- Hàng tồn sử dụng cho sản xuất kinh doanh: là phản ánh giá trị hàng hóa luôn đáp ứng được cho việc sản xuất kinh doanh liên tục, không bị chậm trễ.
- Hàng tồn không cần sử dụng: là hàng hóa chất lượng thấp hoặc kém chất lượng mà doanh nghiệp không sử dụng cho mục đích sản xuất.
Phân loại theo phẩm chất hàng hoá
Phân loại theo phẩm chất của hàng hóa chia thành 3 loại:
- Chất lượng tốt: là hàng tồn kho được sản xuất có chất lượng đảm bảo an toàn và được chú trọng trong việc sản xuất cũng như lưu trữ.
- Kém chất lượng: là loại hàng hóa không được đầu tư nhiều vào sản xuất, các doanh nghiệp đều không đưa ra thị trường để tiêu thụ.
- Mất chất lượng: là hàng mà có thời gian lưu trữ lâu, làm mất đi chất lượng của hàng hóa.
Lý do các doanh nghiệp dự trữ hàng tồn kho
Các doanh nghiệp luôn có xu hướng muốn bán hết hàng có sẵn, và không muốn tồn hàng trong thời gian dài. Bởi chi phí bù đắp cho hàng hóa bị thất lạc, hư hại, lỗi thời cũng như công tác quản lý kho.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần dự trữ một lượng hàng nhất định trong kho để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Hoặc tránh làm gián đoạn quá trình sản xuất. Đó cũng chính là vai trò của hàng tồn kho.
Đó cũng chính là mục đích quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp nhằm:
Thực hiện giao dịch
Doanh nghiệp sẽ duy trì hàng tồn kho để tránh tắc nghẽn trong quá trình sản xuất và bán hàng hoặc không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu. Mặt khác, doanh số bán hàng cũng không bị ảnh hưởng do nguồn hàng thành phẩm không có sẵn.
Duy trì mức tồn kho vừa đủ cho doanh nghiệp
Khi quản lý hàng tồn kho, bạn biết số lượng còn lại trong kho, tránh tình trạng thiếu sản phẩm và chỉ giữ đủ hàng tồn kho. Ngoài ra, bạn có thể nắm được lượng hàng hóa trong kho thay đổi bao nhiêu, có sự thay đổi như thế nào.
Từ đó rút ra nhu cầu của khách hàng, đảm bảo số lượng hàng hóa trong kho phù hợp.
Đáp ứng nhu cầu của khách hàng kịp thời
Quản lý hàng tồn kho một cách chính xác sẽ giúp tránh được nguy cơ “hết hàng” khi khách hàng không tìm được sản phẩm ưng ý khi đến với bạn. Khi đó, khách hàng sẽ tin tưởng và trung thành với sản phẩm của doanh nghiệp.
Tiết kiệm thời gian
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp biết được sự thay đổi của hàng hóa trong kho, tiết kiệm thời gian thay vì phải kiểm đếm từng mặt hàng. Sử dụng hệ thống quản lý giúp tiết kiệm thời gian và tránh những sai sót không đáng có.
Tiết kiệm chi phí
Khi lượng hàng tồn kho được tính toán ở mức vừa đủ, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một lượng lớn chi phí lưu kho. Quản lý hàng tồn kho sẽ giúp bạn điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa dựa trên số liệu hàng hóa xuất nhập tồn.
Từ đó có thể lên kế hoạch sản xuất và lưu trữ hàng hóa hợp lý để tiết kiệm chi phí. chi phí và đầu tư vào các hạng mục có lợi hơn.
Dự phòng
Phương án dự phòng là trường hợp doanh nghiệp hạn chế rủi ro hoặc mang lại lợi ích cho doanh nghiệp:
Trường hợp đến một thời điểm nào đó, nhu cầu tiêu thụ hàng hóa tăng đột biến, thị trường không đủ hàng để cung cấp thì đây chính là thời điểm tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng lợi ích.
Trường hợp quá trình sản xuất thiếu nguyên liệu nào mà thị trường thiếu nguyên liệu đó thì việc tồn kho giúp doanh nghiệp bổ sung nguyên liệu, tránh bị doanh nghiệp khác ép giá cao do đầu cơ.
Hoạt động đầu cơ
Giá cả thường xuyên biến động, và thường có xu hướng tăng nên nếu doanh nghiệp dự trữ một lượng hàng nhất định trong kho thì sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Hàng hóa tích trữ này là hàng hóa hoặc nguyên vật liệu có ích cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, thông thường người ta sẽ tích trữ nguyên liệu hoặc bán thành phẩm (có thời hạn) – để phục vụ cho quá trình sản xuất vì nguyên liệu chưa sản xuất ra chỉ có chi phí đầu vào và có thể điều chỉnh được.
Điều chỉnh quy trình sản xuất các thành phẩm khác nhau, giảm thiểu sự lỗi thời của sản phẩm.
Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Hạch toán hàng tồn kho là một trong các nghiệp vụ quan trọng của kế toán để quản lý và thống kê hàng hóa tồn kho. Để quản trị hàng tồn tốt, cần phải sử dụng các phương pháp hạch toán hàng tồn kho nhất định để các công việc diễn ra thuận lợi.
Hiện nay có 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà kế toán hàng tồn kho sử dụng phổ biến là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ.
Tuy nhiên trong mỗi doanh nghiệp khi hạch toán kế toán chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp.
Phương pháp kê khai thường xuyên
Kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống. Nhằm phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của hàng hóa.
Phương pháp này giúp kế toán của doanh nghiệp chủ động việc báo cáo trong mọi thời điểm. Giảm thiểu tình trạng sai sót khi quản trị để biết được hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa trong kho.
Phương pháp kê khai thường xuyên sử dụng các chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và biên bản kiểm kê vật tư và hàng hóa. Phương pháp này được áp dụng cho các đơn vị sản xuất, thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn.
Ưu điểm
- Giúp kế toán tính toán định khoản hàng tồn kho nhanh chóng.
- Đánh giá về số lượng và giá trị hàng tồn kho vào từng thời điểm khác nhau nếu doanh nghiệp có nhu cầu kiểm tra. Để nắm bắt các thông tin cho việc quản lý tốt hơn.
- Giảm tình trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý hàng hóa có trong kho.
Nhược điểm
- Tăng khối lượng ghi chép hằng ngày, gây áp lực cho người kế toán hàng tồn kho.
- Tốn rất nhiều công sức của người ghi chép với số lượng thống kê mỗi ngày. Tuy nhiên nhược điểm này có thể khắc phục khi doanh nghiệp tin học hóa công tác kế toán.
Phương pháp kiểm kê định kỳ
Kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh hàng tồn kho thường xuyên và liên tục mà chỉ thống kê hàng hóa tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh xuất nhập trong kỳ.
Phương pháp này sử dụng nhiều đối với các đơn vị doanh nghiệp có nhiều loại hàng hóa, vật tư với quy cách, mẫu mã đa dạng, giá trị hàng hóa thấp.
Cũng như phương pháp kê khai thường xuyên thì phương pháp này sử dụng các chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa. Giúp kế toán giảm đi thời gian kiểm kê hàng hóa, giảm đi số lượng ghi chép từng ngày.
Tuy nhiên phương pháp này sẽ có hạn chế như:
- Khối lượng công việc sẽ bị đổ vào cuối kỳ, tạo áp lực cho kế toán hơi nhiều.
- Thêm vào đó, vì không kiểm tra thường xuyên hàng hóa xuất nhập nên sẽ khó phát hiện sai sót. Nếu lượng hàng thực tế không đúng với sổ sách ghi chép sẽ gây ảnh hưởng lớn
- Kiểm kê thường xuyên và kiểm kê định kỳ sẽ có những hạn chế cũng như ưu điểm khác nhau. Do đó doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn phương thức phù hợp. Chấp nhận và cải thiện các mặt hạn chế để quản lý một cách hiệu quả nhất
Câu hỏi thường gặp
Một vài câu hỏi thường gặp về hàng tồn kho như:
Kế toán kho là gì?
Kế toán kho là việc thực hiện các tác nghiệp liên quan đến kho hàng, bao gồm: Thực hiện quá trình xuất hàng từ kho và nhập nguyên vật liệu từ nhà cung cấp theo yêu cầu từ các bộ phận liên quan. Cập nhật thông tin về số lượng, mẫu mã và tình trạng hàng hóa, nguyên vật liệu trên hệ thống phần mềm quản lý
Hàng tồn kho là tài khoản nào?
Kế toán nhập, xuất, tồn kho hàng hóa trên tài khoản 156 được phản ánh theo nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho”.
Khi đó giá gốc của hàng hóa mua vào được tính theo từng nguồn nhập và phải theo dõi, phản ánh riêng biệt trị giá mua và chi phí thu mua hàng hóa.
Vòng quay hàng tồn kho là gì?
Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover) là chỉ số đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của một công ty, cho thấy số lần công ty bán hết và tái nhập hàng tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định.
Chỉ số này giúp đánh giá khả năng của công ty trong việc quản lý kho, tối ưu hóa nguồn vốn và giảm thiểu chi phí liên quan đến việc giữ hàng tồn kho.
Hàng tồn kho là gì trong kế toán?
Hàng tồn kho trong kế toán phải được thực hiện theo quy định của Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho” khi xác định giá gốc hàng tồn kho, phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, xác định giá trị thuần có thể thực hiện được, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi nhận chi phí.
Tồn kho tối thiểu là gì?
Tồn kho tối thiểu là số lượng hàng ít nhất phải có trong kho hàng lưu trữ. Nó đảm bảo tính sẵn có cho số lượng hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và hạn chế tối đa nguy cơ hết hàng.
Trên đây là thông tin về hàng tồn kho là gì do Epacket Việt Nam đã tổng hợp và gửi tới các bạn. Hy vọng qua nội dung trên sẽ có ích cho bạn đọc
Nếu quan tâm tới các thông tin về xuất nhập khẩu hàng hóa/Logistics thì hãy đón đọc bài viết mới nhất của chúng tôi nhé!
Có thể bạn quan tâm:
